IRS-formulier W-3 is een beknopt overdrachtsbelastingformulier dat moet worden ingediend bij federale agentschappen, samen met jaarlijkse loon- en belastingformulieren voor werknemers. Er wordt een apart formulier gebruikt voor onafhankelijke contractanten en andere niet-werknemers.
W-3-formulieren compileren in één document alle informatie op de W-2-formulieren die u aan uw werknemers geeft . U zou het 1096-formulier gebruiken om informatie samen te vatten op alle 1099-MISC-formulieren die u aan niet-werknemers geeft.
Wat is formulier W-3?
Formulier W-3 bevat de gegevens van alle W-2-formulieren die voor al uw werknemers zijn verstrekt. De IRS en de socialezekerheidsadministratie gebruiken deze informatie om het loon van werknemers, inclusief salarissen, lonen, commissies en fooien, bij te houden, evenals federale inhoudingen op hun loon.
Wie gebruikt formulier W -3?
Alle bedrijven die werknemers betalen, moeten formulier W-3 indienen en degenen die onafhankelijke contractanten betalen, moeten formulier 1096 indienen.
Waar te verkrijgen Formulier W-3
Hoewel de IRS veel interactieve formulieren op haar website aanbiedt, is formulier W-3 daar niet een van. U kunt het echter downloaden op IRS.gov of de IRS verzoeken de formulieren naar u te mailen.
U kunt ook maken en vul Formulieren W-3 in op de SSA-website.
Hoe formulier W-3 in te vullen
Het W-3-formulier spiegelt de informatie op het W-2-formulier voor vakken 1 tot en met 19. Tel de informatie van alle W-2-formulieren op en voer deze in de juiste, overeenkomstige vakken in. Bijvoorbeeld, verzamel box 1-informatie voor lonen, fooien, andere vergoedingen van al uw werknemer W-2-formulieren, en breng het nummer vervolgens over naar box 1 van het W-3-formulier.
U moet ook informatie opnemen over het type betaler en het type werkgever.
Formulier 1096 voor niet-werknemers
Dit formulier is wat de IRS een “compilatierapport” noemt, omdat het alle informatie bevat van alle 1099-MISC-formulieren die u hebt verspreid onder niet-werknemers. Formulier 1096 is iets gecompliceerder dan het W-3. Elk type formulier 1099 moet zijn eigen formulier 1096 hebben.
Totaal alle informatie in vakken 1 tot en met 5 op de 1099-MISC voor alle niet-werknemers. U moet ook het vakje aanvinken voor het juiste type formulier, zoals Form 1099-MISC.
Kan formulier W-3 E-Filed worden?
De belastingwetgeving vereist dat werkgevers die 250 of meer van hetzelfde rapport hebben, zoals Forms W-2- of 1099-MISC-formulieren, hun informatie-aangiften online moeten indienen. o dus via de Business Services Online van de SSA. U moet zich eerst bij de site registreren.
U moet online indienen als u 100 of meer van elk type rapport heeft vanaf 2021, en je moet online indienen als je 10 of meer van een bepaald type rapport hebt vanaf 2022.
Het aantal formulieren dat nodig is om bedrijven te verplichten online indienen neemt af.
Waar moet u formulier W-3 verzenden
Papieren W-2-formulieren en W-3-formulieren indienen bij de socialezekerheidsadministratie (SSA) bij Social Security Administration, Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Dien het 1096-formulier en 1099-MISC-formulieren in bij de IRS. Het juiste postadres voor het verzenden van dit formulier naar de IRS is afhankelijk van uw staat. De IRS geeft een uitsplitsing van adressen per staat op haar website.
Maak een kopie van formulier W-3 en bewaar deze bij kopie D van alle W-2-formulieren die u naar de socialezekerheidsadministratie stuurt.
Hoe formulier W-3 in te dienen
De SSA staat zowel papieren archivering als elektronische indiening toe, maar u hoeft alleen een W-3-verzendformulier in te vullen als u een papieren kopie van de formulieren indient. Voeg kopie A van de W-3 bij alle W-2-formulieren u dient het formulier in.
De SSA heeft specifieke vereisten voor deze twee opties op basis van het aantal W-2’s dat uw bedrijf levert.
| Vervaldatums voor W-2, W-3, 1099-MISC en 1906-formulieren | ||
|---|---|---|
| Formulier | Tot | Vervaldatum |
| W-2 | Werknemers | 31 januari van het jaar daarna belastingjaar |
| W-3 | Socialezekerheidsbeheerder | 31 januari van het jaar na belastingjaar |
| 1099-MISC | Niet-werknemers | 31 januari van het jaar na belastingjaar |
| 1096 | IRS | 28 februari van jaar na belastingjaar |
Deze rapporten zijn verschuldigd in het jaar na het belastingjaar. De W-3 en W-2’s zijn bijvoorbeeld vervallen op 31 januari 2020, als u het werknemersloon voor 2019 aangeeft.U kunt een verlenging van 30 dagen aanvragen als u meer tijd nodig heeft.
Controleer de datum op het formulier dat u gebruikt nogmaals. Dit zou de datum moeten zijn voor de belastingjaar waarover u rapporteert, niet de datum van het jaar waarin u het formulier invult.
Vervaldatums kunnen van jaar tot jaar veranderen als de vervaldatum in een weekend of een feestdag valt, maar slechts met een dag of twee.
Fouten op W-3 en 1096-formulieren
U moet formulier W-2c indienen als u een fout maakt op het W-2-formulier van een werknemer. U moet ook een W-3c-formulier indienen om de totalen te corrigeren als de fout van invloed is op de samenvatting W-3.
U kunt de fout corrigeren door een gecorrigeerd formulier in te vullen dat is aangegeven met een X in het juiste vak als u een fout maakt op formulier 1099 dat van invloed is op formulier 1096.
Key Takeaways
- IRS-formulier W-3 vat alle informatie samen die je hebt gerapporteerd op de W-2-formulieren van je medewerkers. Het is een formulier voor het verzenden van een samenvatting.
- B gebruikers die onafhankelijke contractanten betalen, moeten in plaats daarvan betalingen verzamelen en rapporteren op formulier 1099-MISC op formulier 1096.
- Formulieren W-2 en W-3 worden ingediend bij de socialezekerheidsadministratie, niet bij de IRS.
- E-indiening van deze formulieren is vereist als u vanaf 2021 100 of meer Formulieren W-2 heeft, en dit aantal zal in 2022 dalen tot 10.
OPMERKING: belastingwetten veranderen periodiek. Raadpleeg een belastingprofessional voor het meest up-to-date advies. De informatie in dit artikel is niet bedoeld als belastingadvies en het is geen vervanging voor belastingadvies.