NÃO CLASSIFICADO (U)
5 FAH-1 H-430
ENVELOPES AND MAILING
(CT: CH-31; 10-07-2013)
(Escritório de Origem: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 GERAL
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Siga as instruções nesta seção para preparar envelopes e usar os serviços de correio no Departamento e no correio. Consulte 14 FAH-4 H-300, Pouchand Mail Handbook, para orientações detalhadas sobre envio de correspondência e canais de mala direta. Contate o centro de mensagens / sala de correspondência da sua organização para obter informações adicionais.
b. A correspondência oficial não classificada originada no Departamento e nos correios deve ser medida (postagem aposta de acordo com o peso por medidores de postagem) para processamento por meio do Serviço Postal dos EUA (USPS) ou do Sistema Postal Militar (MPS).
c. Os envelopes com a postagem com medidor devem ser enviados por meio da Central de Correio do Departamento (DPM / U).
d. Os envelopes com medidor oficiais enviados pelo correio são encaminhados para o Departamento para fins de prestação de contas.
e. Os envelopes contendo correspondência classificada devem ser devidamente marcados. Preencha os formulários adequados para registrar itens classificados (consulte 5 FAH-1, AnexoH-431, Formulário DS-112, Recibo de material classificado) e mala postal (Formulário OF-120, Registro de correspondência diplomática de bolsa – este o formulário não está disponível no site A / GIS / DIR e deve ser obtido na Administração de Serviços Gerais (GSA) Fornecimento Federal. Consulte 14 FAH-4, Manual de malotes e malas, para obter instruções completas para enviar itens classificados e malotes.
f. Os envelopes contendo informações confidenciais, mas não classificadas (SBU) devem ser preparados como outros envelopes “não classificados”. Os pacotes SBU devem ser registrados no Formulário OF-120 com a marcação não classificada. Consulte 14 FAH-4 para orientações completas.
g. Os centros de mensagens (salas de correio) estão localizados em todo o Departamento. Consulte o centro de mensagens que atende sua organização para obter mais orientações.
5 FAH-1 H-432 TIPOS DE ENVELOPES
5 FAH-1 H-432.1 Envelope em tamanho de carta
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Os envelopes de tamanho carta devem atender aos requisitos de tamanho mínimo do US Postal Service de 5 polegadas de comprimento e 3 1/2 polegadas de altura com espessura de 0,007 polegadas e não maior que 11 1/2 polegadas de comprimento e 6 1/8 polegadas de altura com uma espessura de 1/4 de polegada (USPS Domestic Mail Manual). Um envelope de tamanho carta (4 polegadas) tem o tamanho aproximado de uma carta dobrada. Sempre que possível, use o envelope tamanho carta para correspondência oficial (material dobrável, se necessário). Consulte 5 FAH-1Exhibit H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 Envelope da janela
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Use um envelope janela (disponível apenas em tamanho carta) para correspondências não classificadas, de rotina ou administrativas. Use também para grandes correspondências informativas. O nome e o endereço do destinatário aparecem na janela de uma carta ou etiqueta.
5 FAH-1 H-432.3 Light BrownEnvelope (Kraft)
(CT: CH-18; 07 -05-2007)
Use envelopes Kraft (comumente chamados de Flat Mail) para materiais desdobrados ou grandes, como vários invólucros, panfletos, etc. Os envelopes Kraft (papel pardo) estão disponíveis em vários tamanhos; no entanto, o comprimento deve ser de no máximo 15 polegadas, a altura de no máximo 12 polegadas e a espessura de no máximo 3/4 polegadas. O peso máximo é de 13 onças. A correspondência plana deve ser flexível e pode exigir classificação manual (o que pode atrasar a entrega) e custar mais para comprar e processar do que um envelope tamanho carta. Consulte 5 FAH-1Exhibit H-432.3.
5 FAH-1 H-432.4 Envelope de Mensageiro do Governo dos EUA (Interoffice, tipo cadeia)
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Use um envelope do mensageiro para transmitir correspondência interna não classificada dentro do departamento ou correio. Reutilize um envelope do mensageiro cruzando o último endereço em um bloco em a coluna esquerda ou direita antes de virá-lo para usar o verso na mesma ordem. Não use um envelope de mensageiro para enviar correspondência pelo serviço postal normal. Consulte 5 FAH-1Exhibit H-432.3.
5 FAH-1 H-433 ENVELOPES AT POST
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. No correio, a correspondência a ser enviada por correio local ou internacional exige a postagem do país anfitrião. Indique claramente ao pessoal da correspondência o tipo de serviço pretendido e a natureza dos conteúdos.
b. Use um envelope branco comum para correspondência a ser enviada pelo país anfitrião ou pelos correios internacionais. Coloque o endereço de devolução completo, que inclui o nome (inicial e sobrenome) e o símbolo do remetente, no canto superior esquerdo do envelope.
5 FAH-1 H-434 AUTO-ENDEREÇADO ENCLOSEDENVELOPE
(TL: CH-4; 31/07/2002)
a. Use um envelope com postagem aposta por postagem (ou etiqueta de endereço ou cartão de resposta) pré-impresso com o nome do Departamento “sele a anexar a uma carta a um destinatário que é convidado a fornecer informações em nome do Governo, mas não é obrigado a fornecer as informações .
b.Ao responder a uma solicitação do setor privado, não use selo postal fechado ou sobrescritos selados e auto-endereçados fornecidos pelo destinatário; responder em um envelope oficial do Departamento. Devolva o selo ou envelope ao destinatário com a resposta.
c. Para outros pedidos de informação do sector privado em que uma carta modelo não assinada é usada para acompanhar o material impresso, uma etiqueta de endereço enviada pelo indivíduo ou organização pode ser usada no envelope oficial do Departamento.
5 FAH-1 H- 435 ENVELOPES DE ENDEREÇO
5 FAH-1 H-435.1 Endereço de retorno
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Para envelopes no Departamento, mostre o símbolo do escritório, as iniciais e o sobrenome do remetente e o número da sala no canto superior esquerdo diretamente abaixo do endereço de retorno impresso.
b. No correio, coloque a localização geográfica completa e afixe a identificação diretamente abaixo do palavras “Official Business.”
c. Exemplos de formato de tratamento adequado podem ser encontrados em 14 FAH-4H-311.3.
5 FAH-1 H-435.1-1 De Post para Não- Endereços do governo
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Mostre o endereço geográfico completo do correio como segue:
Exemplo:
Seção Política — Sala 555
Embaixada dos EUA em Londres, Inglaterra JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 Do posto para o departamento, outra agência federal ou outro posto
(CT: CH-31; 10-07-2013)
Ao usar os envelopes com postagem paga, mostre o símbolo do escritório e consulte os exemplos em 14 FAH 4H-311.
5 FAH-1 H-435.2 Destinatário
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Sempre use o endereço completo nos envelopes. Use o estilo de bloco, espaçamento simples (se três ou mais linhas) e pontuação aberta. Endereço de duas linhas com espaço duplo. Recuar linhas de transição em dois espaços. Insira a cidade ou o estado na mesma linha, seguido do código postal ou do código do país estrangeiro. Para correio internacional, coloque o nome do país na última linha. Se necessário, coloque uma linha “Atenção” na área inferior esquerda do envelope.
b. Para correio internacional, insira o país em letras maiúsculas:
Exemplo:
Sr. John Doe
345 Morris Road
Londres JN2 34P
INGLATERRA
c. Jerusalém é uma situação especial. Não designe um país para Jerusalém. Envie perguntas específicas sobre o nome correto de uma cidade ou país estrangeiro ao escritório de país do Departamento ou ao Escritório do Geógrafo (INR / GE).
d. Para obter um endereço de correio local, consulte a publicação do Departamento de Estado, Oficiais Chave de Postos de Serviço Estrangeiro, que lista os postos alfabeticamente por país. Consulte também a Lista telefônica do departamento.
e. As correspondências endereçadas a um posto militar no exterior exigem números AA, AE ou AP com o código postal. O Serviço Postal Militar (MPS) alinhou os números APO / FPO com base sobre a localização geográfica. Consulte 14 FAH-4, Pouchand Mail Handbook, para números específicos.
5 FAH-1 H-435.3 CEPs
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Sempre inclua o código postal no endereço de e-mail enviado através dos canais USPS. Use o código 9-digitzip quando disponível. O Departamento usa um código 9-digitzip (20520-xxxx) para classificação automática de correspondência, que deve aparecer no bloco de endereço de todas as correspondências endereçadas ao Departamento em Washington, DC ou em postos. Os endereços serão preenchidos em todas as letras maiúsculas, sem pontos.
b. Os primeiros 5 dígitos do O código postal do Departamento deve ser 20520. Os últimos 4 dígitos identificam o número do quarto.
c. Use o código postal 20521 para correspondência endereçada ao postplus os últimos 4 dígitos para identificar a postagem (ver 14 FAH-4 , Bolsa e Mail Handbook).
Exemplo:
JOHN DOE
DEPARTAMENTO DE ESTADO
SEÇÃO POLÍTICA
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 TIPOS DE SERVIÇO DE CORREIO FAH-1 H-436
(CT: CH-18; 07-05-2007)
O Departamento oferece vários tipos de serviços de correio. Use o USPS para correspondência oficial com todos os endereços dos EUA. Envie a correspondência oficial através do sistema de mensageiro para encaminhamento à sala de correspondência do Departamento, onde será inserida nos canais do USPS. Siga os procedimentos em 14FAH-4, Manual de Bolsas e Correspondências, para maiores orientações.
5 FAH-1 H-436.1 Serviços de correio especiais
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Para qualquer um dos seguintes serviços especiais (sem correspondência de rotina), transporte manual a correspondência para a Sala de Correio Central (B-528) para processamento. Consulte 5 FAH-1Exposição H-436.1 para exemplos de formulários a serem anexados ao item ao solicitar serviços especiais:
(1) Recibo de Devolução – Use como prova de entrega;
(2) Correio registrado – Use para SBU, confidencial ou correio secreto;
(3) Correio certificado – Use para correio que exija um registro de envio, entrega ou devolução recibo;
(4) Correio prioritário – Use para correspondências e pacotes com mais de 13 onças para receber entrega mais rápida em comparação com o serviço de pacote (observe uma taxa mais alta); e
(5) Correio expresso – Use quando o correio deve ser entregue no dia seguinte dentro da U Estados Unidos. O peso máximo é de 70 libras.Inclua o número de controle do Departamento (solicitação do bureau ou escritório executivo) em cada remessa de correio expresso. Leve a correspondência em mãos aos Correios antes das 15h15, de segunda a sexta-feira, para envio no mesmo dia. Os tipos de correio expresso são:
(a) Correio para serviço de correio indica que o item pode ser reclamado na instalação de destino até às 10h00 do próximo dia útil; e
(b) Correio para serviço de destinatário significa que o item será entregue ao destinatário dentro da área de entrega da instalação de destino até às 15h00 do dia útil seguinte.
5 FAH-1 H-436.2 Malote diplomático
(TL: CH -4; 31/07/2002)
a. O sistema de malote é reservado para a transmissão internacional de comunicações oficiais dos Estados Unidos entre o Departamento e os postos, entre os postos e entre outras agências federais e seus representantes trabalhando sob a jurisdição de um posto diplomático ou consular dos EUA. Consulte 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, para procedimentos completos de malotes e correspondências. / p>
b. Consulte o oficial de controle de bolsas no posto do Departamento para perguntas sobre os procedimentos de mala postal ou um cronograma atualizado de malote.
5 FAH-1 H-436.3 Serviço de mensageiro
5 FAH- 1 H-436.3-1 DepartmentMessenger Service
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. A correspondência que circula entre escritórios e agências pode ser transportada manualmente (sem envelope) pelo pessoal do escritório ou mensageiros da agência, a menos que seja classificada ou controlada e saia do prédio. O Formulário OF-41, Guia de Roteamento e Transmissão, pode ser colocado em cima da correspondência transportada pelos funcionários da mesa entre escritórios no mesmo prédio.
b. A correspondência endereçada a funcionários fora do escritório ou em outro prédio é entregue pelos mensageiros do Escritório de Gestão de Logística, Divisão DiplomaticPouch (A / LM / PMP / DPM). O serviço de mensageiro limitado está disponível para entrega em outras agências federais na área de Washington, DC. Sempre use um envelope para correspondência A / LM / PMP / DPM (classificada ou não). Para garantir a pronta entrega, inclua no envelope o nome do destinatário, o símbolo do escritório, o número do quarto e o prédio. Para outra agência, inclua o símbolo da agência (por exemplo, OMB) antes do símbolo do escritório (consulte 14 FAH-4).
c. Solicite serviço de correio especial (automóvel) para transportar material classificado e mensagens urgentes para outras agências federais dentro da área. Use envelopes oficiais para material classificado ou controlado administrativamente (SBU). Anexe o formulário DS-112, Recibo de material classificado (ver 5 FAH- 1 AnexoH-431), e envelopes de mensageiro (consulte 5 FAH-1Exposição H-432.3) para correspondência não classificada. Transporte em mãos a correspondência para serviço de correio até a sala de correspondência e marque-a para serviço de correio.
d. serviço de coleta de outra agência, leve os itens diretamente para o centro de mensagens para entrega rápida a outras agências federais que realizam coleta de correspondência diária. Consulte 14 FAH-4 para procedimentos adicionais de serviço interno de mensagens internas.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Post MessengerService
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Para po serviços de st messenger e manuseio de correio disponíveis, consulte o funcionário administrativo e / ou o pessoal do centro de programa de informações em cada posto (consulte 14 FAH-4 para procedimentos gerais e específicos de malote e correio).
5 FAH-1 H- 436.4 Outros canais de e-mail de postagens
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Correios fornecem serviço de correio internacional, serviço postal do país anfitrião e Serviço Postal Militar dos EUA, quando disponível (consulte 14 FAH-4, Manual de Bolsas e Correios). Use as instalações postais internacionais e locais para correspondência não classificada apenas se aprovado pelo dirigente principal. Enviar todas as correspondências classificadas ou controladas administrativamente (SBU) por meio do centro de programas de informações para processamento no USPS.
b. Use um dos seguintes serviços especiais disponíveis através dos canais dos correios:
(1) Correio aéreo – Use o correio aéreo para agilizar a correspondência quando a distância envolvida exigir transporte aéreo para agilizar a entrega. Use envelopes de correio aéreo ou marque o envelope ou pacote como “CORREIO AÉREO” para garantir o serviço de correio aéreo;
(2) Entrega especial – Se disponível localmente, use este serviço se tiver certeza de que o tratamento especial irá agilizar o serviço; e
(3) Correio registrado – Use para registrar correio de acordo com os requisitos locais, após o serviço ser aprovado pelo oficial principal.
5 FAH-1 H-437 ATRAVÉS DO H-439 NÃO ATRIBUÍDO
5 FAH-1 Anexo H-431
Formulário DS-112, recibo de correio classificado