A maioria dos fundadores de organizações sem fins lucrativos acha que configurar uma organização sem fins lucrativos é um pouco assustador, pelo menos no início. Uma das tarefas necessárias é redigir o estatuto da organização. O estatuto serve como um guia para o conselho de administração sobre todos os “procedimentos”, como realizar eleições, cumprir requisitos de quórum, organizar reuniões e mantê-las organizadas.
Redigir o estatuto consome tempo, mas não é difícil. Amostras do estatuto estão disponíveis na Internet e na biblioteca. O IRS não exige que você use uma linguagem específica, mas é uma boa ideia incluir referências no estatuto que se referem à estrutura organizacional e ao objetivo do sem fins lucrativos.
Ao escrever seu estatuto, é importante diferenciar entre as palavras “deve” e “pode”. Use a palavra “deve” quando for algo que os membros do conselho são obrigados a fazer. Use “pode” quando a tarefa for opcional.
O Secretário de Estado é a autoridade legal sobre as organizações sem fins lucrativos na maioria dos estados, então a primeira etapa que você deve tomar é entrar em contato com elas e certificar-se de que a nova organização sem fins lucrativos é obedecer a todos os requisitos legais.
Seu estatuto será diferente dos de outras organizações e deve atender às necessidades da sua organização. O estatuto deve ter uma forma semelhante a este conjunto de regulamentos para uma organização sem fins lucrativos fictícia:
ARTIGO I. NOME DA ORGANIZAÇÃO
O nome da organização é Feed the Homeless.
ARTIGO II. OBJETIVO CORPORATIVO
Seção 1. Objetivo sem fins lucrativos
Esta corporação é organizada exclusivamente para fins caritativos, religiosos, educacionais e científicos, incluindo, para tais fins, a distribuição para organizações que se qualifiquem como organizações isentas de acordo com a seção 501 (c) (3) do Interno Código de receita, ou a seção correspondente de qualquer código tributário federal futuro. (Este é um exemplo de linguagem que não necessário, mas bom e apropriado incluir.)
Seção 2. Objetivo específico
Feed the Homeless fornece alimentos em abrigos em vários locais na Comunidade ABC. O objetivo de nossa organização é atender a algumas das necessidades humanas mais básicas, para que os sem-teto tenham a força e a confiança para atender plenamente às suas próprias necessidades.
ARTIGO III. ASSOCIAÇÃO
A associação do Feed the Homeless é limitada aos membros da Diretoria.
(Se você tiver membros, listaria os critérios de elegibilidade, taxas, direitos dos membros , direito de voto e rescisão da associação.)
ARTIGO IV. REUNIÕES DE MEMBROS
(Para reuniões com membros, você deve escrever seções que incluem quando as reuniões serão realizadas e quando a reunião anual deve ser realizada. Pode haver uma seção sobre como lidar com reuniões especiais, avisos de reuniões, o que constitui um quorum e como determinar o resultado da votação. Como esta organização sem fins lucrativos não tem membros, esta seção seria omitida.)
Se a organização tivesse membros, escreva as declarações nas seções, tais como:
Seção 1. Reuniões regulares. As reuniões regulares serão realizadas pelo menos trimestralmente em data e local determinados pelo presidente.
Adicionar seções para lidar com reuniões especiais, requisitos de quórum, etc.
ARTIGO V. CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO
(Esta é normalmente uma das seções mais longas porque os diretores do conselho têm muitas responsabilidades. Cada seção deve ser seguida por uma descrição.)
Seção 1. Poderes gerais
Seção 2. Liste o número de diretores, limites de mandato e requisitos.
Seção 3. Reuniões ordinárias e anuais
Seção 4. Reuniões especiais
Seção 5. Aviso
Seção 6. Quorum
Seção 7. Perda de direitos
Seção 8. Vagas
Seção 9. Remuneração
Seção 10. Ação Informal dos Diretores
Seção 11. Confidencialidade
Seção 12. Conselho Consultivo
Seção 13. Procedimento Parlamentar
Seção 14. Remoção
ARTIGO VI. DIRETORES
Os oficiais deste Conselho serão o Presidente, Vice-Presidente, Secretário e Tesoureiro. Todos os dirigentes devem ser membros ativos da organização.
Seção 1. Presidente
O presidente deve presidir todas as reuniões dos membros. O Presidente terá as seguintes funções: (enumerar)
Seção 2. Vice-Presidente
O Vice-Presidente exercerá as funções do Presidente em sua ausência. As funções do Vice-Presidente são:
Seção 3. Secretário
O Secretário comparecerá a todas as reuniões do Conselho Consultivo e do Comitê Executivo, e a todas as reuniões dos membros, e assistido por um membro da equipe, atuará como um escriturário. Os deveres do Secretário consistirão em:
Seção 4. Tesoureiro
Os deveres do Tesoureiro serão:
Seção 5. Eleição de dirigentes
Seção 6. Remoção de dirigentes
Seção 7.Vagas
(A maioria dos estados possui leis que exigem certos cargos de dirigentes para os conselhos de administração.)
ARTIGO VII. COMITÊS
Seção 1. Formação de comitês
O conselho pode criar comitês permanentes ou ad hoc conforme necessário, como arrecadação de fundos, finanças, etc.
Seção 2. Comitê Executivo
(Normalmente os dirigentes atuam como membros do Comitê Executivo, e isso seria declarado aqui, juntamente com os poderes que possuem.)
ARTIGO VIII. EQUIPE CORPORATIVA
(Alimentar os sem-teto provavelmente não teria funcionários pagos, mas dependendo de suas finanças, eles podem ter um Diretor Executivo. Descreva as funções e responsabilidades do Diretor Executivo aqui e adicione seções para outros funcionários da empresa se eles se aplicam.)
Seção 1: Diretor Executivo
ARTIGO IX. CONFLITO DE INTERESSES E REMUNERAÇÃO
(O IRS faz muitas perguntas sobre conflito de interesses, e ter políticas rígidas sobre conflito de interesses no estatuto apóia a posição da organização sobre isso.)
Seção 1. Objetivo
Seção 2. Definições
Seção 3. Procedimentos
Seção 4. Registros dos procedimentos
Seção 5. Compensação
Seção 6. Declarações anuais
Seção 7. Revisões periódicas
Seção 8. Uso de especialistas externos
ARTIGO X. INDENIZAÇÃO
(Indenização refere-se a uma parte que cobre perdas por danos a outra. A maioria das organizações sem fins lucrativos tem apólices de seguro para diretores & diretores para protegê-los de responsabilidades indevidas. A seção de indenização no estatuto é projetado para proteger os membros do conselho e funcionários de ações judiciais relacionadas às suas obrigações relacionadas à organização sem fins lucrativos.)
Seção 1. Geral
Seção 2. Despesas
Seção 3. Seguro
ARTIGO XI. LIVROS E REGISTROS
A corporação deve manter livros e registros completos de contas e atas dos trabalhos do Conselho de Administração. (Este é um texto bastante padrão.)
ARTIGO XII. ALTERAÇÕES
(Esta seção descreve as maneiras como o contrato social e o estatuto social podem ser alterados. Ambos normalmente exigem um aviso com um certo número de dias de antecedência.)
Seção 1. Contrato social (geralmente requer maioria absoluta de votos)
Seção 2. Estatuto (geralmente requer maioria de votos)
Formalização do estatuto
A etapa final é para o conselho reveja o estatuto. Ao considerá-los aceitáveis, o conselho vota e aprova-os. O presidente do conselho deve assinar o regimento interno e fazer com que o secretário ateste a assinatura. Também é aceitável que todos os membros do conselho assinem o estatuto. A redação deve seguir as seguintes linhas:
Nós, os abaixo-assinados, somos todos os diretores iniciais ou incorporadores desta corporação, e consentimos e, por meio deste, adotamos os Estatutos anteriores, consistindo em ___ páginas anteriores, conforme o Estatuto Social desta corporação.
ADOTADO E APROVADO pelo Conselho de Administração neste ____ dia de _________ de 20__.
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John Doe, Presidente – Feed the Homeless
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ATESTE: Joan Dixon, Secretária – Feed the Homeless