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Mackan65
Use esta abordagem para identificar quais desafios você deve enfrentar primeiro.
Imagine que você acabou de ser promovido a chefe de departamento. Você está repleto de ideias sobre como melhorar as coisas, então onde você começa?
Idealmente, você deseja se concentrar em corrigir os problemas que têm o maior impacto. Mas como você decide qual resolver primeiro?
A análise de Pareto é uma técnica simples de tomada de decisão para avaliar problemas concorrentes e medir o impacto de corrigi-los. Isso permite que você se concentre nas soluções que fornecerão o máximo de benefícios.
Neste artigo, mostraremos como realizar uma Análise de Pareto e explicaremos como usar suas descobertas para priorizar tarefas que irão entregar o maior impacto positivo.
O que é análise de Pareto?
A análise de Pareto usa o Princípio de Pareto – também conhecido como “Regra 80/20” – cunhado pelo economista italiano, Vilfredo Pareto, em seu livro de 1896, “Cours d” économie politique “.
O Princípio de Pareto afirma que 80 por cento do benefício de um projeto vem de 20 por cento do trabalho. Ou, inversamente, esses 80 por cento dos problemas podem ser rastreados até 20 por cento das causas. A Análise de Pareto identifica as áreas de problemas ou tarefas que terão a maior recompensa. A ferramenta tem vários benefícios, incluindo:
- Identificar e priorizar problemas e tarefas.
- Ajudar as pessoas a organizar suas cargas de trabalho de maneira mais eficaz.
- Aumentar a produtividade.
- Aumentar a lucratividade y.
Nota:
As figuras 80 e 20 não são “t” imutáveis “e devem ser tomadas como um guia. O Princípio de Pareto ilustra a falta de simetria que freqüentemente ocorre entre o trabalho que você coloca e os resultados que você alcança. Por exemplo, você pode descobrir que 13% do trabalho pode gerar 87% dos retornos. Ou que 70 por cento dos problemas poderiam ser resolvidos lidando com 30 por cento das causas subjacentes.
Etapas da análise de Pareto
Agora, vamos dar uma olhada em como realizar uma análise de Pareto:
Identificar e listar problemas
Escreva uma lista de todos os problemas que você precisa resolver. Sempre que possível, reúna feedback de clientes e membros da equipe. Isso pode assumir a forma de pesquisas de clientes, reclamações formais ou registros de helpdesk, por exemplo.
Identifique a causa raiz de cada problema
Em seguida, encontre a causa raiz de cada problema . Técnicas como os 5 porquês, Análise de causa e efeito e Análise de causa raiz são ferramentas úteis para isso.
Pontue os problemas
Agora, pontue cada problema que você listou por importância. O método de pontuação que você usa depende do tipo de problema que você está tentando resolver.
Por exemplo, se você quiser melhorar os lucros, pode pontuar os problemas de acordo com o custo deles. Ou se você está tentando melhorar a satisfação do cliente, pode pontuá-los com base no número de reclamações que recebeu sobre cada um.
Agrupe os problemas
Use a análise de causa raiz que você executou na Etapa 3 para agrupar os problemas por causa comum. Por exemplo, se três dos seus problemas forem causados por falta de pessoal, você pode colocá-los no mesmo grupo.
Some as pontuações para Cada grupo
Agora, some as pontuações de cada grupo que você identificou. Aquele com a pontuação mais alta deve ser a sua prioridade mais alta e o grupo com a pontuação mais baixa a sua prioridade mais baixa.
Tome uma atitude
Finalmente, é hora de agir! problema de pontuação mais alta provavelmente terá a maior recompensa uma vez corrigido, então comece a pensar em como resolvê-lo primeiro.
Você pode descobrir que seus problemas de pontuação mais baixa não valem a pena se preocupar, especialmente se eles são muito caros para consertar. Use sua Análise de Pareto para economizar energia e recursos para o que é importante!
Dica:
Embora essa abordagem seja ótima para identificar a causa raiz mais importante com a qual lidar , não leva em consideração o custo de fazer isso. Onde os custos forem significativos, você precisará usar técnicas como Análise de Custo / Benefício, Valor Presente Líquido (NPV) e Taxa Interna de Retorno (IRR) para determinar quais mudanças você deve implementar.
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Exemplo de análise de Pareto
Jack assumiu um centro de serviço de informática falhando, com uma série de problemas que precisam ser resolvidos. Seu objetivo é aumentar a satisfação geral do cliente.
Ele decide realizar uma Análise de Pareto para avaliar e priorizar os maiores problemas enfrentados pelo centro. Ele começa listando-os (consulte a coluna Problema na tabela a seguir). Em seguida, ele identifica as causas subjacentes a cada uma (consulte a coluna Causas). Finalmente, ele pontua cada item pelo número de reclamações de clientes que cada um recebeu (consulte a coluna Pontuação).
| Itens | Problema | Causa | Pontuação |
|---|---|---|---|
| 1 | Os telefones não são respondidos com rapidez suficiente. | Poucos funcionários de atendimento ao cliente. | 15 |
| 2 | A equipe parece distraída e sob pressão. | Pouca equipe de atendimento ao cliente. | 6 |
| 3 | Os engenheiros não são bem organizados e muitas vezes precisam marcar uma segunda visita para trazer peças extras. | Organização e preparação deficientes. | 4 |
| 4 | Os engenheiros não sabem a que horas chegarão. Isso significa que os clientes podem ter que ficar o dia todo para a visita de um engenheiro. | Organização e preparação deficientes. | 2 |
| 5 | A equipe de atendimento ao cliente nem sempre parece saber o que está fazendo. | Falta de treinamento. | 30 |
| 6 | Frequentemente, os clientes são marcados para uma consulta com um engenheiro, apenas para descobrir que o problema poderia ter sido resolvido por telefone. | Falta de treinamento. | 21 |
Jack usa sua análise para agrupar os problemas por causa, então some as pontuações para cada grupo identificado. Agora já consegue ordenar as principais causas que afectam o centro, começando pela que mais reclamações dos clientes têm vindo a ser:
- Falta de formação (itens 5 e 6) – 51 reclamações.
- Poucos funcionários do centro de serviços (itens 1 e 2) – 21 reclamações.
- Organização e preparação deficientes (itens 3 e 4) – 6 reclamações.
Figura 1. Análise de Pareto do Centro de Serviços de Informática
Como você pode ver na figura 1, acima, os negócios se beneficiarão mais com o treinamento de mais funcionários, então Jack deve cuidar disso primeiro. Ele também poderia procurar aumentar o número de funcionários no call center. No entanto, é possível que isso não seja necessário – o fornecimento de treinamento adicional pode ajudar a reduzir as reclamações dos clientes e aumentar a produtividade da equipe.
A análise de Pareto de Jack permitiu que ele identificasse rapidamente as áreas da empresa que enfrenta os maiores desafios, para que ele possa concentrar seus esforços onde eles são mais necessários e priorizar as questões que proporcionarão o maior retorno para a empresa. Isso provavelmente o poupará muito tempo e dinheiro que poderia ter passaram tentando corrigir uma série de problemas diferentes, alguns dos quais podem ter fornecido muito pouco benefício.
Pontos-chave
A análise de Pareto é uma técnica simples de tomada de decisão que pode ajudá-lo a avaliar e priorizar diferentes problemas ou tarefas, comparando o benefício que a solução de cada um trará.
É baseado no Princípio de Pareto (também conhecido como Regra 80/20) – a ideia de que 80 por cento dos problemas podem ser o resultado de apenas 20 por cento das causas.
T Para usar a Análise de Pareto, primeiro você precisa identificar e listar os problemas que enfrenta e suas causas raízes. Em seguida, pontue cada problema de acordo com seu impacto (o sistema de pontuação que você usa dependerá dos tipos de problemas que você está tentando corrigir).
Agrupe os problemas por causa e some as pontuações de cada um grupo. Isso permitirá que você identifique os problemas que terão os maiores benefícios se forem resolvidos.
Finalmente, use suas descobertas para priorizar sua carga de trabalho, de modo que seus esforços possam ser direcionados para os problemas mais impactantes e longe de problemas que são menos impactantes.