Depois de enviar os formulários W-2 aos seus funcionários, você não precisa se preocupar com o relatório anual forma até o próximo ano. Ou você? Se você não souber preencher o Formulário W-2, poderá ter problemas.
Seus funcionários podem vir até você com perguntas sobre o Formulário W-2. E seus funcionários podem pensar que você cometeu um erro se o valor W-2 Box 1 deles for menor do que o que eles acreditam ter ganho.
Pronto para acabar com a confusão? Continue lendo para aprender como preencher o Formulário W-2, caixa por caixa, e o que isso significa.
Como preencher o Formulário W-2
Você pode ter seu formulário W-2 responsabilidades até a ciência. Entrada de informações do funcionário; enviar cópias aos funcionários; arquivar o formulário no SSA e no departamento de impostos estadual, municipal ou local; e repita no ano seguinte.
Ou você pode passar horas coletando informações de funcionários e tentando decodificar a declaração de salários e impostos.
Se você preencher os Formulários W-2 por conta própria , use um software de folha de pagamento ou tenha um preparador de impostos, você deve ser semi-fluente em como preencher o Formulário W-2.
Como uma generalização, as caixas do Formulário W-2 mostram informações de identificação, salário tributável, impostos retidos e benefícios.
As caixas AF são diretas. Eles listam informações de identificação sobre sua empresa e funcionário. As caixas numeradas, caixas de 1 a 20, podem ser um pouco mais complicadas.
Se quiser que o Formulário W-2 seja explicado, mergulhe na finalidade de cada caixa a seguir.
Caixa A: do funcionário Número do Seguro Social
A caixa A mostra o número do Seguro Social do seu funcionário. Os números da Previdência Social são nove dígitos formatados como XXX-XX-XXXX.
Se seu funcionário solicitou um cartão da Previdência Social e não o recebeu, não deixe a caixa em branco. Em vez disso, escreva “Requerido” na Caixa A na cópia da Administração da Previdência Social. Quando o funcionário receber seu cartão SS, você deve emitir um W-2 corrigido.
Caixa B: Número de Identificação do Empregador (EIN)
A caixa B mostra o seu número de identificação do empregador. EINs são números de nove dígitos estruturados como XX-XXXXXXX.
O número que você insere na caixa B é o mesmo no formulário W- de todos os funcionários 2. O IRS e o SSA identificam sua empresa por meio de seu EIN exclusivo.
Não use seu número de seguro social pessoal nos formulários W-2. Se você não tiver um número de identificação do empregador, solicite um EIN antes preenchimento do Formulário W-2. Em seguida, marque “Solicitado” na Caixa B.
Caixa C: Nome, endereço e CEP do empregador
A Caixa C identifica ainda mais sua empresa listando nome e endereço da sua empresa. Use o endereço jurídico da sua empresa, mesmo que seja diferente do endereço onde seus funcionários trabalham.
Seus funcionários podem se perguntar se o endereço está incorreto se for diferente do endereço comercial. Verifique seu endereço comercial legal e certifique-se de que seu funcionário está correto.
Caixa D: Número de controle
A caixa D pode estar em branco, dependendo se sua pequena empresa usa números de controle ou não.
Um número de controle identifica os Formulários W-2 para que você possa manter registros deles internamente. Se você não usar números de controle, deixe esta caixa em branco.
Caixas E e F: nome do funcionário, endereço e CEP
A caixa E mostra o primeiro nome do funcionário, do meio inicial e sobrenome. Faça referência ao SSN do funcionário para inserir seu nome corretamente.
Insira o endereço do funcionário na Caixa F.
Caixa 1: Salários, gorjetas, outras remunerações
Caixa 1 relata os salários, gorjetas e outras remunerações de um funcionário. Este é o valor que você pagou ao funcionário durante o ano que está sujeito a imposto de renda federal.
Os pagamentos não sujeitos a imposto de renda federal incluem contribuições para plano de aposentadoria antes dos impostos, prêmios de seguro saúde e benefícios de deslocamento.
Os salários que você relatar no Quadro 1 podem ser maiores ou menores do que outros salários no Formulário W-2. Isso não é um erro.
Por exemplo, os salários da Caixa 1 de um funcionário podem ser menores do que os salários da Caixa 3. Alguns benefícios antes de impostos são isentos do imposto de renda federal, mas não do imposto de seguridade social.
Informações importantes para 2020: você concedeu licença por doença e / ou família a um funcionário de acordo com a Lei de Resposta ao Coronavírus de Famílias First (FFCRA )? Inclua aqui o valor da licença remunerada.
Quadro 2: Imposto de renda federal retido
O quadro 2 mostra quanto de imposto de renda federal você reteve do salário de um funcionário e remeteu ao IRS.
O imposto de renda federal retido na fonte é baseado nos salários tributáveis do funcionário e no status do processo.
Se seu funcionário tiver alguma dúvida sobre o valor do reembolso ou por que deve impostos, instrua-o a Caixa 2 . O IRS compara o que o funcionário pagou ao longo do ano em impostos federais de renda com seu passivo total.
Caixa 3: Salários da previdência social
A caixa 3 mostra os salários totais de um funcionário sujeitos a Social Taxa de segurança.Não inclua o valor das deduções antes de impostos que são isentos de imposto da Previdência Social no Quadro 3.
O número no Quadro 3 não deve ser superior à base salarial do Seguro Social. Para 2020, a base salarial SS é de $ 137.700. Para 2021, a base salarial é $ 142.800.
Se você deve relatar dicas de previdência social (Caixa 7), o total das Caixas 3 e 7 deve ser inferior a $ 137.700 para 2020 (ou $ 142.800 para 2021, para apresentar em 2022).
Informações importantes para 2020: se você forneceu ao FFCRA licença por doença e / ou família, inclua o valor no Quadro 3.
Quadro 4: Imposto da Previdência Social retido
A Caixa 4 mostra quanto você reteve do salário e gorjetas do Seguro Social de um funcionário.
Informações importantes para 2020: Você diferiu o imposto do Seguro Social de um funcionário de acordo com as ordens executivas de 8 de agosto de 2020? NÃO inclua o imposto diferido do Seguro Social no Quadro 4 se você não o reteve. Depois de reter os impostos diferidos da Previdência Social dos salários dos funcionários em 2021, você deve preencher o Formulário W-2c. Para obter mais informações sobre o adiamento e como ele afeta os relatórios W-2, verifique nosso Centro de Recursos COVID-19.
Caixa 5: Salários e dicas do Medicare
Insira quanto o funcionário ganhos em salários e gorjetas do Medicare no Quadro 5.
O valor do Quadro 5 de um funcionário é geralmente igual ao valor do Quadro 4. No entanto, não existe uma base salarial do Medicare. Se o funcionário ganhava acima da base salarial da Previdência Social, o número no Quadro 5 é maior do que o Quadro 3.
Informações importantes para 2020: Se você pagou FFCRA por licença médica e / ou licença familiar, inclua o valor no Quadro 5 .
Quadro 6: Imposto Medicare retido
O Quadro 6 exibe quanto você reteve do salário de um funcionário para o imposto Medicare. A participação do funcionário no imposto do Medicare é de 1,45% de seus salários.
O valor no Quadro 5 multiplicado pela taxa do imposto do Medicare deve ser igual ao Quadro 6. Mas se o funcionário ganhasse acima de $ 200.000 (solteiro), seu passivo fiscal deve ser maior.
Se você pagou a um funcionário acima de $ 200.000 (solteiro), também deve ter retido a alíquota de imposto adicional do Medicare de 0,9% de seus salários acima de $ 200.000.
Quadro 7 : Dicas de previdência social
Se o seu funcionário ganhou gorjetas e as relatou, insira o valor na caixa 7. Além disso, inclua esses valores nas caixas 1 e 5.
Novamente, o total das caixas 7 e 3 não deve ser superior a $ 137.700 para 2020 (ou $ 142.800 para 2021).
Caixa 8: dicas alocadas
Informe as dicas que você alocou para seu funcionário na caixa 8 , se aplicável. Gorjetas alocadas são quantias que você designa aos funcionários que recebem gorjeta. Nem todos os empregadores precisam atribuir gorjetas a seus funcionários.
Não inclua o valor do Quadro 8 nas Caixas 1, 3, 5 ou 7. As gorjetas alocadas não estão incluídas na renda tributável no Formulário W-2 . Os funcionários devem usar o Formulário 4137 para calcular os impostos sobre as gorjetas alocadas.
Caixa 9: (em branco)
Deixe a Caixa 9 em branco.
Caixa 10: Benefícios de assistência a dependentes
Você concedeu a um funcionário benefícios de assistência a dependentes sob um programa de assistência a dependentes? Em caso afirmativo, inclua o valor total no Quadro 10.
Os benefícios de assistência a dependentes abaixo de $ 5.000 não são tributáveis. Benefícios acima de $ 5.000 são tributáveis. Se você deu a um funcionário mais de $ 5.000, relate o excesso nas Caixas 1, 3 e 5.
Caixa 11: Planos não qualificados
A Caixa 11 relata as distribuições do empregador de uma remuneração diferida não qualificada plano para um funcionário.
Inclua também os valores de distribuição na Caixa 1.
Caixa 12: Códigos
Existem vários W-2 Caixa 12 códigos que você pode precisar colocar no Formulário W-2 de um funcionário. Se aplicável, adicione os códigos e valores no Quadro 12.
Esses códigos e valores podem diminuir os salários tributáveis do funcionário.
Digamos que um funcionário decidiu contribuir com $ 1.000 para um plano de aposentadoria. Você escreveria D | 1.000,00 na Caixa 12.
Caixa 13: Caixas de seleção
A Caixa 13 não deve incluir valores. Em vez disso, marque as caixas que se aplicam. Existem três caixas na Caixa 13:
- Funcionário estatutário
- Plano de aposentadoria
- Subsídio de doença a terceiros
Por exemplo, se você inseriu o código D do Quadro 12 para mostrar as contribuições de aposentadoria do funcionário, marque também a caixa ‘Plano de aposentadoria’.
Quadro 14: Outro
Valores e descrições do relatório no Quadro 14, como pagamentos de aluguel de veículos, impostos estaduais de seguro de invalidez retidos e prêmios de seguro saúde deduzidos.
Informações importantes para 2020: Se você forneceu licença por doença e / ou família paga a um funcionário, relate o valor com uma descrição (por exemplo, “Salário por licença médica sujeito ao limite de US $ 511 por dia) no Quadro 14 OU em um extrato separado.
Quadro 15: Estado | Número de identificação do estado do empregador
Como A caixa B, a caixa 15 identifica o número de identificação do empregador da sua empresa. Mas a caixa 15 é específica do estado. Marque o seu estado usando a abreviatura de duas letras. Em seguida, inclua o EIN do seu estado.
Alguns estados não exigem relatórios. Deixe o campo 15 em branco se você tiver n o exigência de relatório com o seu estado.
Se você não tem o número de identificação do estado do empregador e precisa de um, entre em contato com o seu estado.
Caixa 16: Salários estaduais, gorjetas, etc.
A Caixa 16 mostra os salários de um funcionário que estão sujeitos ao imposto de renda estadual. Se o funcionário trabalhar em um estado sem imposto de renda estadual, deixe o campo 16 em branco.
O valor do campo 16 de um funcionário pode ser diferente do campo 1. Isso não é um erro. Alguns salários são isentos de imposto de renda federal e não do imposto de renda estadual.
Quadro 17: Imposto de renda estadual
Informe quanto você reteve para imposto de renda estadual no Quadro 17. Se o fez não reter imposto de renda estadual, deixe o campo 17 em branco.
Campo 18: Salários locais, gorjetas, etc.
Se os salários do seu funcionário estiverem sujeitos ao imposto de renda local, inclua o total tributável salários no Quadro 18. Deixe este quadro em branco se o funcionário trabalhar em uma localidade sem imposto de renda.
O valor listado no Quadro 18 pode ser diferente dos Quadros 1 e 16.
Caixa 19: Imposto de renda local
Informar qualquer imposto de renda local retido dos salários do funcionário na Caixa 19. Deixe esta caixa em branco se não for aplicável.
Caixa 20: Nome da localidade
A caixa 20 deve mostrar o nome da cidade ou localidade.
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Este artigo foi atualizado a partir da data de publicação original de 20 de fevereiro de 2019.
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