É muito mais fácil fazer correções em formulários W-2 antes de arquivá-los com a Administração da Previdência Social (SSA). Se você não encontrou o erro antes de preencher o formulário, aqui estão algumas informações que podem ajudá-lo a descobrir o que fazer.
O Formulário W-2 do IRS é usado pelos empregadores para relatar a renda anual e os valores retidos na fonte aos funcionários e à Administração da Previdência Social.
O Formulário W-3 é um formulário de transmissão que resume os totais de todos os funcionários em sua empresa. Inclui os totais de todos os itens no formulário W-2. Você não precisa do formulário W-3 se estiver preenchendo W-2s online.
O prazo para fornecer formulários W-2 aos funcionários e para preencher esses formulários com o SSA é o mesmo: 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal que você está relatando.
Desde a data de entrega dos formulários W-2 aos funcionários e arquivamento na Soc A Administração de Segurança ial são iguais. Tente entregar os formulários W-2 aos seus funcionários no início de janeiro se quiser dar-lhes algum tempo para revisar os formulários e alertá-lo sobre quaisquer erros antes de enviar os formulários ao SSA.
Penalidades do IRS para erros W-2
O IRS considera vários tipos diferentes de erros nos formulários W-2 e W-3 ao determinar as penalidades:
- Erro devido a uma causa razoável e não negligência intencional. Por exemplo, algo além do seu controle pode ter acontecido (um erro de cálculo do computador, por exemplo). Nesses casos, você deve ser capaz de demonstrar que agiu de maneira razoável e tomou medidas para evitar o fracasso.
- Falha ao incluir as informações corretas. Esses erros estão relacionados a um número de identificação de contribuinte, sobrenome do beneficiário e quaisquer valores em dinheiro.
- Erros inconseqüentes seriam erros que não impedem o SSA / IRS de processar o formulário.
- Erros de minimis (pequenos) nos valores.
A desconsideração intencional do preenchimento ou dos requisitos de informações corretas tem uma penalidade de $ 500 por formulário W-2, sem máximo. As pequenas empresas (abaixo de $ 5 milhões ou menos na receita bruta média anual) têm penalidades mais baixas por não apresentarem devoluções corretas na data de vencimento.
Se você ainda não enviou o formulário W-2 ao SSA
Os formulários W-2c e W-3c são formulários de correção e devem ser enviado ao SSA se precisar fazer a maioria das alterações em seus formulários W-2. Mas existe uma exceção se você ainda não tiver enviado o W-2 incorreto ao SSA.
Nesse caso, você não emitiria um Formulário W-2c para corrigir o erro. Basta marcar “nulo” na Cópia A do formulário original, a cópia enviada ao SSA. Em seguida, crie um novo W-2 com as informações corretas.
Escreva “corrigido” na cópia do novo W-2 do funcionário e entregue-o à pessoa, e envie a Cópia A correta para o SSA.
Erros comuns de W-2 e como corrigi-los
Verifique as instruções para W-2 e Formulários W-3 para obter detalhes sobre como corrigir esses erros e enviar correções ao SSA.
Erro no nome do funcionário
Preencha o formulário W-2c somente até caixa “i” se você informou o nome do funcionário ou número do Seguro Social em um formulário anterior, mas o nome ou SSN está incorreto este ano. Você não precisa preencher as caixas numeradas com informações de salário e retenção.
Simplesmente refaça o W-2 original e dê-o ao funcionário se esta for a primeira vez que você “Comuniquei incorretamente o seu nome ou SSN. Você também terá que preencher e enviar os Formulários W-2c e W-3c se já tiver enviado o formulário ao SSA junto com o W-3.
Você não pode usar o W-2c para adicionar as informações se o erro for um nome de funcionário ausente ou SSN. Você deve entrar em contato com o SSA diretamente com este problema em 1-800-772-6270.
EIN de negócios ausente ou incorreto
Make Certifique-se de que o Número de Identificação do Empregador (EIN) emitido para você pelo IRS seja usado em todos os W-2 que você arquivar. Se você relatou seu EIN incorretamente, precisará preencher um W-3c para corrigi-lo.
Valores em dólares ausentes
Todas as caixas no formulário W-2 devem mostrar “0”. Não deixe a caixa em branco.
Um erro em um valor
Preencha o W-2c completamente, mostrando os valores originais e corrigidos, se você cometeu um erro em um valor para retenção ou rendimentos. Você também pode ter que preencher o Formulário 941c se você relatou incorretamente salários ou retenções em um 941 – Declaração de Imposto Trimestral do Empregador.
Erros com cobertura de saúde patrocinada pelo empregador
Você deve relatar o custo da cobertura de saúde para seu plano de saúde em grupo patrocinado pelo empregador. Esta informação aparece na caixa 12 do W-2 e é DD “codificada”.”Não afeta a situação fiscal do funcionário, mas mesmo assim você deve enviar o formulário W-2c para corrigir quaisquer erros aqui, de acordo com o IRS.
Erros com aposentadoria Contribuições
As informações do plano de aposentadoria aparecem na caixa 13 de W-2, e cometer um erro aqui pode causar todos os tipos de dores de cabeça para o seu funcionário. Isso pode deixá-lo aberto a auditorias, e você não quer esta. Corrija os erros aqui o mais rápido possível usando a mesma caixa 13 no Formulário W-2c.
Observações adicionais sobre erros
Se você pagou salários a um funcionário por engano, esses salários ainda são tributáveis para o funcionário.
Não use um W-2c para relatar correções ao pagamento atrasado de um funcionário.
Alguns outros erros comuns:
- Baixar a cópia A do formulário W-2 ou W-3 da Internet. Este formulário baixado não pode ser escaneado e não será aceito pelo IRS.
- Omitindo a vírgula e centavos das entradas
- Inserindo entradas muito pequenas ou muito grandes.
- Adicionando cifrões às caixas de valores monetários.
- Formatação incorreta do nome do funcionário na caixa e. O formato correto é colocar o nome do funcionário e a inicial do meio na primeira caixa, o sobrenome na segunda caixa e qualquer sufixo (como “Júnior”) na terceira caixa.
- Inserindo um incorreto ID do empregador (EIN) ou SSN do funcionário para o SIN.
- Dobrar, cortar ou grampear Cópia Formulários em papel enviados ao SSA.
- Enviar outros formulários ou páginas ao SSA.
Onde obter o formulário W-2c
Você pode comprar o formulário correto no site do IRS, no entanto, ou em qualquer loja de materiais para escritório ou site de referência. Arquivar on-line evitará o trabalho de obter os formulários.
Certifique-se de solicitar o formulário correto para o ano fiscal. Solicite os formulários W-2 e W-3 de 2019 para relatar informações de funcionários para 2019, mesmo se você estiver preenchendo os formulários em 2020.
Um lembrete sobre arquivamento tardio e penalidades
Certifique-se de entregar seus W-2s aos seus funcionários na data de vencimento e seus W-3s transmitidos ao S SA no prazo, incluindo versões corrigidas, para evitar penalidades por distribuição e arquivamento atrasados.
Montantes das penalidades atuais:
- $ 50 para cada W-2 corrigido dentro de 30 dias da data de vencimento,
- $ 110 se você registrar com mais de 30 dias de atraso e antes de 1º de agosto e
- até $ 270 para cada formulário se você esperar até depois de 1º de agosto. Isso aumenta para $ 530 ou 10 por cento de qualquer quantia não declarada, se você não resolver a situação.
Leia as instruções com atenção
Este artigo é uma visão geral dessas declarações de salários e impostos. Não se destina a ser abrangente. Leia as instruções encontradas nos documentos cuidadosamente antes de preencher um W-2c ou W-3c.