Construindo declarações de escopo poderosas
Uma declaração de escopo de projeto bem-sucedida deve ser concisa e clara. Quem lê a declaração deve ter uma boa ideia do que consiste o projeto (e do que não fará parte do projeto). Esta declaração dará uma visão do projeto. Também é importante ser específico na declaração do escopo do projeto. Neste artigo, examinaremos um exemplo de escopo de projeto para ajudá-lo a entender melhor como criar excelentes declarações de escopo. Por exemplo, “O catálogo contará com 100 produtos” é melhor do que “O catálogo contará com muitos produtos” e “O projeto será concluído em seis meses” é preferível a “O projeto será concluído em um período de tempo”. Quanto mais específico você puder ser, melhor. Para entender melhor as formas de construir declarações de escopo, vamos ver alguns exemplos.
Atualizações de tecnologia da universidade
Imagine ser confrontado com a seguinte declaração de escopo: A Universidade X deseja fazer upgrade suas instalações devem incluir tecnologias WiFi acessíveis em qualquer lugar do campus. Este projeto oferecerá aos alunos, professores e funcionários a capacidade de serem produtivos em qualquer lugar do campus. O projeto ocorrerá ao longo de um período de tempo em que resultados mensuráveis serão alcançados. Quais são seus primeiros pensamentos? Meu pensamento inicial é que esta declaração de escopo carece completamente de qualquer um dos recursos de meta SMART. SMART significa:
- Específico
- Mensurável
- Acordado
- Realístico
- Limite de tempo
Para alterar a declaração de escopo acima em uma meta SMART, a universidade teria que reformular seu projeto, talvez da seguinte maneira: a Universidade X atualizará o biblioteca, dormitórios, escritórios e, em seguida, todos os prédios do campus para a tecnologia IEEE 802.11, começando no lado norte do campus com a biblioteca. Este projeto irá facilitar a produtividade via computador de professores, funcionários e alunos. O projeto será concluído no segundo semestre de 2011. Você notará que esta declaração de escopo inclui instruções específicas para a conclusão do projeto. Os resultados são mensuráveis – podemos saber quantos edifícios serão atualizados. É acordado, realista (porque estamos adotando uma abordagem de construção por construção) e com limite de tempo – será concluído em uma data específica.
Não apenas sobre a definição do escopo
As declarações de escopo não definem apenas o escopo. Eles também listam o nome da equipe, datas de início e término, objetivos, resultados e marcos. Abordagens alternativas podem ser identificadas, julgamentos de especialistas, análise das partes interessadas e análise do produto também devem ser listados. A declaração de escopo não deve ser confundida com o termo de abertura do projeto. Os charters do projeto estão mais envolvidos e fornecem autorização para o projeto.
O exemplo longo – Desenvolvimento de software
Título do projeto: Bouncy Bunny Counts Money Justificativa do projeto: Nossa empresa tem um buraco no mercado quando se trata de artigos infantis. O Bouncy Bunny Counts Money preencherá esse buraco e impulsionará ainda mais nosso mercado de software de contabilidade para pais de crianças que usam este jogo. Escopo do projeto: Este projeto consistirá na criação de um jogo comercial com base nos quadrinhos Bouncy Bunny Counts Money em nosso site. O projeto será concluído em dezembro de 2010. Os módulos do jogo incluirão um jogo de compras simples, uma maneira de o Bouncy Bunny ganhar dinheiro e uma maneira de motivar os jogadores a continuar jogando. Produtos do projeto:
- Declaração do escopo
- Relatórios de progresso
- Relatórios de problemas
- Notas semanais da reunião
- Jogo final
Sucesso do projeto: O projeto será considerado bem-sucedido se o jogo vender.
Avaliando o exemplo de declaração de escopo do Bouncy Bunny
Enquanto o a declaração de escopo acima contém metas SMART, mas ainda não existe uma declaração de escopo adequada. Primeiro, haverá muito mais resultados do que os listados. Ao determinar quais entregas serão produzidas, pode ser útil primeiro decompor seu projeto e, em seguida, formular uma estrutura analítica de trabalho. Dessa forma, todos os marcos e entregas serão definidos para o seu projeto. Em segundo lugar, os membros da equipe e as partes interessadas importantes não são listados. Um dos componentes importantes da declaração de escopo é a análise das partes interessadas. Você pode usar uma matriz de análise das partes interessadas na criação de sua declaração de escopo. Dessa forma, fica definido no início do projeto apenas quem estará envolvido no projeto. Terceiro, a determinação do sucesso do projeto não é SMART. Será importante para esta equipe de projeto definir melhor como será o sucesso do projeto. Quantas cópias devo vender? Quanto tempo eles devem levar para vender? Na justificativa do projeto, é mencionado que este projeto visa também impulsionar as vendas do software de contabilidade da empresa X. Quantas unidades disso devem ser vendidas?Seja muito específico em sua declaração de escopo, é um dos documentos mais importantes em seu processo de planejamento de projeto, e uma declaração de escopo devidamente escrita o ajudará a evitar o temido aumento de escopo. Quarto, a Empresa X não lista nenhum cronograma em sua declaração de escopo, a não ser para informar aos leitores que o projeto será criado até dezembro de 2010. Para executar um projeto bem-sucedido, será importante que as partes interessadas vejam um cronograma e anotem marcos importantes. Por exemplo, quando será o lançamento do conceito de arte do jogo? Quando o script será concluído? Quando a embalagem do produto será concluída? Além disso, não há problemas citados aqui. Uma avaliação preliminar de risco deve ser realizada para consideração dos riscos financeiros potenciais a serem contabilizados no orçamento. Finalmente, não há orçamento incluído. Quanto custará para criar o Bouncy Bunny Conta Dinheiro? Quantos funcionários serão necessários? Ao dedicar um tempo para elaborar uma boa declaração de escopo, sua equipe pode evitar alguns dos motivos comuns pelos quais os projetos falham a longo prazo.
Esta postagem faz parte da série: Mantendo o controle do escopo do projeto
Para que um projeto seja bem-sucedido, o escopo deve ser claramente definido e compreendido por todas as partes interessadas. Nesta série, encontre dicas sobre como escrever uma declaração de escopo, como processar solicitações de mudança de escopo e muito mais.
- Escrever uma declaração de escopo
- Exemplos de declarações de escopo do projeto
- Aumento do escopo vs. descoberta do escopo
- Certificação PM, gerenciamento do escopo & Gerenciamento das partes interessadas
- Como implementar o escopo & Controle de mudanças em seu projeto