O que é o software de gerenciamento de estoque?
O gerenciamento de estoque abrange muito mais do que simplesmente controlar o que você mantém em seu depósito ou depósito de varejo. O gerenciamento de estoque também inclui monitorar o que está em seu departamento de peças, incluindo peças individuais e as combinações dessas peças usadas para construir outros produtos e serviços. O gerenciamento de estoque também envolve descobrir o que seus parceiros de fornecimento ou seus melhores clientes têm em estoque. Para pequenas e médias empresas (SMBs), manter o controle de todos esses itens pode ficar difícil rapidamente se você estiver usando apenas uma planilha para fazer isso. Vincular as informações do produto de inventário a todas as outras plataformas de dados que sua organização usa requer um software dedicado chamado software de gerenciamento de inventário. Pode ser difícil decidir sobre o pacote de software certo para o seu negócio, pois você precisa comparar os recursos necessários com o melhor preço. Para ajudar nesta tarefa, testamos e comparamos nove pacotes de software de gerenciamento de inventário nesta rodada de revisão.
Embora “gerenciamento de inventário” pareça ser um simples rastreamento do que você tem, o software de gerenciamento de inventário realmente funciona vários níveis de profundidade. O software deve se integrar com pelo menos um outro sistema de back-end de escritório, ou seja, com seu pacote de contabilidade ou de planejamento de recursos empresariais (ERP). A função de um sistema de gerenciamento de estoque é rastrear esses itens de armazém por meio de aquisição, vendas ou processos de uso; localize-os em um ou vários depósitos e estabeleça o preço (custo) do estoque (às vezes em várias moedas) para saber o valor dos itens em estoque para fins contábeis.
Desta forma, o software de gerenciamento de estoque às vezes se sobrepõe ao software de gerenciamento de ativos típico. A funcionalidade central definitivamente gira em torno de seus níveis de estoque, mas esse tipo de software também rastreia vendas, pedidos de compra (POs) e entregas. Além da contabilidade, o software de gerenciamento de estoque também está frequentemente vinculado ao software de ponto de venda (POS) em muitas operações de serviço de varejo e loja. Operações muito pequenas podem realizar essas funções com uma planilha simples. No entanto, qualquer empresa maior do que essa desejará os recursos de identificação de ativos, rastreamento de pedidos e otimização da cadeia de suprimentos que um bom sistema de gerenciamento de inventário oferece.
Costing Inventory
O inventário é considerado um negócio ativo. Como tal, é contabilizado na seção Ativos do balanço patrimonial de uma empresa. Quando os ativos são vendidos ou usados, esses resultados também são registrados na seção Custo dos Produtos Vendidos (CPV) ou Custo dos Produtos Usados da demonstração do resultado . Esse número é calculado usando um ou mais métodos de precificação. Os métodos comuns de avaliação de estoque usados nos EUA incluem o primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO), o custo médio ponderado, o custo padrão e o custo específico (ou identificação específica). (UEPS) era popular por um tempo, mas caiu em desuso e geralmente não é mais usado na maioria dos países.
As siglas UEPS e PEPS representam a ordem na qual o estoque é adquirido e, em seguida, vendido ou transferido . FIFO supõe que o estoque mais antigo está sendo vendido ou transferido primeiro, enquanto LIFO supõe que o estoque mais recente será usado primeiro.
O custo médio ponderado é frequentemente usado em situações onde os itens são idênticos entre si e ” É impossível atribuir um custo específico a uma unidade individual, ou quando o sistema de contabilidade não tem a capacidade de rastrear o estoque usando PEPS (o que não é o caso em nenhum dos sistemas de estoque que analisamos aqui). A média ponderada O método divide o custo dos bens disponíveis para venda pelo número de unidades disponíveis para venda, o que produz o custo médio ponderado por unidade.
Outro método de avaliação de estoque frequente é chamado de Custo padrão. Com o custo padrão, você substituir um custo esperado por um custo real nos registros contábeis e, em seguida, registrar periodicamente as variações mostrando a diferença entre os custos esperados e reais. Esta abordagem é muitas vezes mais simples do que usar FIFO em situações onde há um grande montagem de informações de custo histórico. O custo padrão requer que você crie custos estimados para o estoque usado nos negócios; este método é usado quando é muito demorado rastrear os custos reais. Mas também requer que os custos padrão estimados sejam comparados periodicamente com os custos reais do estoque e uma entrada de variação seja feita nos registros contábeis.
Um método de avaliação comum adicional é chamado de Custeio Específico. Este método atribui um custo a cada item individual no estoque. O Custeio específico é usado quando cada item de estoque tem um custo prontamente disponível que é diferente de outros itens no estoque. Por exemplo, um fabricante de móveis personalizados provavelmente usaria o Custeio específico.
Finalmente, você também deve considerar a outra extremidade desse espectro, ou seja, descobrir o preço certo para seu inventário. Freqüentemente, você verá outros fornecedores oferecendo descontos com base na quantidade do pedido: Economize 10 por cento em nossos widgets simplesmente pedindo 20 por cento a mais de widgets! Mas descobrir a melhor escolha aqui para o seu negócio pode ser complexo, dependendo dos tipos de custos de manutenção associados com seus produtos específicos. Quanto maior for o estoque de produtos, por exemplo, mais provavelmente você está pagando pelo armazenamento e talvez até pela manutenção. É aqui que um sistema que pode ajudar a calcular a Quantidade Econômica de Pedidos (EOQ) pode ajudar. Normalmente, eles vêm na forma de calculadoras personalizáveis que você pode configurar para levar em consideração as necessidades específicas de seu negócio em particular.
Alguns termos comuns de estoque
Como acontece com muitos sistemas financeiros , o subsistema de estoque tem seu próprio conjunto de termos. Embora esteja além do escopo desta introdução fornecer uma lista abrangente dos termos que você pode encontrar, aqui estão alguns dos mais comuns.
Um acrônimo frequente que você encontrará é chamado de BOM ou BOMP. Significa “Lista de Materiais” ou “Processamento de Lista de Materiais” e você verá que é usado com mais frequência em sistemas de estoque de produção. Uma BOM é usada quando um item de estoque é composto de subitens; a lista desses subitens é o BOM. Um termo semelhante é “kit”, que é um agrupamento de peças ou itens que constituem um item acabado (que pode então ser usado como um item no BOM). Você pode ter kits e um BOM em um único item de estoque, dependendo da complexidade do item e de quão granular é sua necessidade de manter o preço do estoque.
Às vezes, você encontrará o termo estoque “Just-in-Time (JIT)”. Este é um termo logístico usado nas operações de gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM) para cronometrar o recebimento do estoque de forma que chegue um pouco antes ou exatamente quando for necessário. Esta estratégia de estoque reduz o tempo que o estoque é realmente armazenado, o que pode economizar custos . Mas esta estratégia requer algumas capacidades avançadas e bem testadas de SCM. Também vinculado ao gerenciamento de processos e SCM é algo chamado “Trabalho em Processo”. Isso rastreia qualquer estoque liberado para a fabricação e, em seguida, rastreia o estoque conforme é usado na produção loja ou chão de fábrica. Em muitos casos, você encontrará esses dois termos ao examinar sistemas de estoque de produção voltados para tudo, desde pequenas oficinas de produção, como a oficina de conserto de motocicletas de sua vizinhança, até uma grande fábrica de automóveis.
Software de inventário: pontos a serem considerados
Por causa de toda a complexidade envolvida no modo como o inventário funciona em qualquer organização em particular, sempre haverá aspectos dele que se relacionam intimamente com outras partes do seu sistema de contabilidade. Por exemplo , tanto as vendas quanto as compras são aspectos integrais do estoque, já que você não pode vender ou usar o estoque se não o comprou – e não pode vendê-lo se não o tiver disponível. A exceção a isso é o envio direto , que permite que você aceite um pedido de venda e o envie diretamente ao cliente do depósito de seu fornecedor. Em essência, se o seu software de estoque tem capacidade de envio direto (e seu fornecedor está disposto), então você está usando seu fornecedor de estoque como um armazém. Dependendo de como seu sistema de contabilidade está configurado, remessas soltas muitas vezes não são registradas como estoque mas, em vez disso, são frequentemente postados diretamente na parte “Custo dos bens vendidos” do seu sistema de contabilidade.
Freqüentemente vendido como um módulo separado, SCM se refere à logística de obtenção de materiais necessários para a produção e / ou itens necessários para o estoque de revenda. Envolve a compra, envio, recebimento e armazenamento e, como tal, é totalmente integrado ao estoque. Um aspecto do SCM é chamado de “Ponto de reabastecimento”, um recurso que você também encontrará frequentemente em sistemas de gerenciamento de estoque. Pode ser um nível manual inserido por qualquer gerente de estoque que o sistema usa para gerar um alerta, ou até mesmo um pedido de compra que traz o número de um item de estoque abaixo de um nível específico. Alguns sistemas de estoque mais sofisticados usam uma técnica chamada de Ordem Econômica er Quantidade (EOQ). EOQ é um método usado para calcular a quantidade ideal e os tempos para solicitar (ou reordenar) o estoque para minimizar os custos de manutenção ou armazenamento. Essencialmente, ao usar EOQ, você deseja que o estoque caia o mais baixo possível, sem resultar em falta de estoque (ou seja, nenhum estoque para vender ou usar).
Estoque de varejo
O estoque de varejo tem alguns termos e procedimentos próprios. Uma característica importante de um estoque de varejo é que ele se integra estreitamente a um sistema POS, ou seja, sua caixa registradora. O sistema POS fornece um dispositivo de checkout (incluindo não apenas uma caixa registradora, mas também coisas como leitores de código de barras) que verifica o banco de dados do estoque, identifica o item específico sendo vendido e o deduz do estoque em estoque.Dependendo do tipo de produto ou item vendido, os itens individuais podem ser identificados com códigos de barras ou etiquetas de Identificação por Radiofrequência (RFID). Eles são atribuídos quando os itens são registrados no estoque e depois retirados do estoque quando são vendidos. Alguns sistemas POS até identificam a localização do item, talvez em um depósito específico ou possivelmente até mesmo onde ele está no chão da loja. Isso é comum em operações de vestuário, bens de consumo e produtos eletrônicos. Código de barras, localização do item e identificação do compartimento também são funções que você “encontrará em muitos sistemas de estoque.
Uma coisa a se ter em mente é que o software de estoque quase nunca é usado sozinho. s frequentemente parte de um sistema de contabilidade modular. Mesmo que não seja o caso, ele sempre precisará se comunicar ou se integrar a outros sistemas de back-end de negócios, especialmente com o que você está usando para contabilidade. Algumas empresas preferem obter todos os seus módulos de contabilidade, incluindo gerenciamento de estoque, de um único fornecedor. Mas, se você estiver disposto a implementar alguma integração, poderá unir aplicativos de diferentes fornecedores. Isso pode fornecer não apenas economia de custos em termos de licenciamento, mas também permitirá que você aproveite exatamente os tipos de recursos de que precisa, mesmo que eles vêm de fornecedores de software diferentes. Todos os sistemas de inventário que analisamos têm a capacidade de exportar dados, pelo menos para uma planilha, para que possam ser importados para um sistema de contabilidade de terceiros.