O tempo do imposto está chegando, e as empresas estão trabalhando para compilar os dados da folha de pagamento de 2019 para enviar ao IRS e à Administração do Seguro Social. Preencher os formulários fiscais apropriados é uma das tarefas mais importantes que um empregador tem em janeiro de cada ano.
Os funcionários esperam receber seus formulários W-2 e preparar seus impostos do ano anterior na esperança de um reembolso do IRS. As empresas sabem que devem fornecer aos funcionários seus formulários W-2 até o prazo final anual de 31 de janeiro de cada ano, para que possam preparar seus próprios impostos até o prazo individual de 15 de abril. Mas, além de fornecer aos funcionários sua documentação fiscal, as empresas devem fornecer informações de identificação ao IRS ao mesmo tempo.
O formulário W-3 e as empresas
Além de fornecer a cada funcionário um formulário W-2 (formulários 1099 se você usa contratados independentes) dentro do prazo exigido, as empresas também devem arquivar cópias do W-2 de cada funcionário com o SSA, junto com um formulário W-3.
O formulário W-3, oficialmente a transmissão de Salários e declarações fiscais, é um resumo para o SSA de todos os salários e contribuições dos funcionários da empresa no ano anterior. Este documento de resumo fornece uma visão geral rápida dos formulários W-2 que são anexados e enviados com o formulário todo mês de janeiro.
O W-3 fornece uma maneira para o SSA reconciliar que todos os salários foram informados para o ano anterior e todos os impostos FICA (Federal Insurance Contributions Act) necessários também foram relatados.
O que está incluído em um formulário W-3?
O formulário W-3 basicamente totaliza todos os dados W-2 que os empregadores enviam em um documento de visão geral. O formulário resume o nome do empregador, EIN (número de identificação do empregador), endereço, informações de contato e outros detalhes.
O W-3 fornece um total de todas as informações do funcionário da empresa, incluindo:
- Salários, gorjetas e outras remunerações
- Gorjetas atribuídas
- Salários e gorjetas sujeitos ao imposto de previdência social
- Salários e gorjetas sujeitos a Impostos do Medicare
- Imposto de renda federal retido
- Imposto de renda estadual retido
- Imposto da previdência social retido
- Imposto do Medicare retido
- Benefícios de assistência a dependentes
- Remuneração diferida
- Planos não qualificados
As empresas precisam apenas preencher o formulário com o SSA, junto com o W correspondente -2 formulários. Nenhum pagamento é enviado ao preencher o W-3.
Preenchimento atempado dos formulários W-3
Os proprietários de empresas ou preparadores de impostos devem anexar a Cópia A do W-2 de cada funcionário ao W -3 formulário e enviá-lo ao SSA até 31 de janeiro do ano para o relatório do ano passado. Aqueles que perderem o prazo de 31 de janeiro ainda podem entrar com o processo, mas provavelmente com penalidades.
Os formulários W-2s e W-3 enviados em 2020 resumem todos os ganhos e pagamentos dos funcionários para o ano inteiro de 2019. Quer você arquivo eletronicamente ou por correio, o prazo de 31 de janeiro é o mesmo.
Isso se alinha com o prazo para fornecer aos funcionários uma cópia de seu W-2 individual em 31 de janeiro de cada ano para o ano fiscal anterior. Os empregadores devem ter os formulários W-2 preparados e enviados aos funcionários dentro do prazo e enviar a Cópia A de cada W-2, junto com o documento de resumo W-3, em ou antes de 31 de janeiro.
Os empregadores podem preencher os formulários W-2 e W-3 eletronicamente no site da SSA. Para empresas que desejam arquivar manualmente, as cópias do formulário estão disponíveis no site do IRS, mas seja por meio eletrônico ou pelo correio, as inscrições devem ser enviadas com carimbo do correio até 31 de janeiro.
Para solicitações de empresas Mais de 250 formulários W-2, o IRS exige que os formulários sejam enviados eletronicamente, a menos que tenham fornecido ao empregador uma renúncia por escrito. O IRS prefere que os empregadores arquivem eletronicamente e tenham uma variedade de recursos disponíveis para ajudar as empresas a arquivar os formulários on-line de forma rápida e fácil.
Ajuda com formulários W-3
Para pequenas empresas que gerenciam seus próprias responsabilidades fiscais, o formulário pode parecer desafiador, mas é simplesmente uma questão de somar todos os dados correspondentes que você encontrará nos formulários W-2 dos funcionários. O formulário W-3 espelha o formulário W-2, com as seções 1 a 11 duplicando os dados necessários, como salários, gorjetas e outras compensações, imposto de renda federal retido, etc.
Para empresas que precisam de mais assistência, o SSA tem uma lista de verificação que pode ajudar os proprietários de empresas a preencher e preencher seus formulários W-2 e W-3. Um vídeo do IRS pode até orientá-lo nas etapas para reconciliar seus formulários W-2 e o documento de resumo W-3.
Preencher os formulários W-2 e W-3 todo mês de janeiro é o começo do – tarefa de um ano que toda empresa com funcionários deve realizar.
Pode parecer um processo intimidante, mas com um pouco de orientação e as ferramentas certas à sua disposição, pode ser realizado de forma fácil e rápida.