Os recibos de pagamento são declarações de pagamento por escrito que mostram os detalhes do salário de cada funcionário para cada período de pagamento. Os recibos de pagamento também são chamados de recibos de contracheque, extratos de salários ou contracheques. Se sua empresa oferece contracheques físicos, normalmente, o holerite está anexado ou incluído no cheque. Se sua empresa usa depósito direto, os funcionários podem ter que acessar seus recibos por meio de um portal online.
Por que os recibos são importantes?
Os recibos são importantes por uma série de razões: visibilidade, responsabilidade e conformidade da folha de pagamento, para citar alguns. Os funcionários devem ser capazes de ver os tipos de retenções e deduções que seus empregadores fazem de seu salário bruto. E ter tudo disposto na página pode ajudar funcionários e empregadores a evitar confusões ou confrontos desnecessários.
Legalmente, nenhuma lei federal exige que os empregadores forneçam recibos de pagamento. Mas muitos estados têm requisitos específicos para recibos de pagamento.
Requisitos de contracheques estaduais
Alguns estados, como Geórgia e Flórida, não exigem que os empregadores forneçam recibos de pagamento. Nesses estados, é direito do empregador decidir se deve emitir recibos de pagamento. Mas mesmo entre os estados que exigem recibos de pagamento, existem discrepâncias nos detalhes. Você vai querer revisar as leis do seu estado para ter certeza de que sua empresa está em conformidade com a emissão de recibos de pagamento.
- Estados de acesso como Nova York exigem que os empregadores forneçam determinados tipos de recibos de pagamento, eletrônicos ou em papel .
- Estados de acesso / impressão como a Califórnia exigem que os empregadores garantam que os funcionários que recebem recibos de pagamento eletrônicos possam imprimi-los facilmente.
- Os estados de exclusão exigem que os empregadores obtenham a permissão do funcionário antes de alterar a forma como o funcionário vê seus recibos de pagamento. Se o funcionário não quiser receber seus recibos de pagamento de uma nova maneira, o empregador deve continuar a fornecê-los como fazia antes.
- Os estados de aceitação exigem que os empregadores oferecer recibos de pagamento em papel, a menos que um funcionário opte por receber seus recibos eletronicamente.
Quais informações estão em um contracheque?
Os recibos de pagamento variam de acordo com as leis trabalhistas estaduais e requisitos da indústria. Por exemplo, Nova York exige que as empresas de serviços alimentícios incluam uma lista de gorjetas e salários ganhos em cada holerite. Se o empregador fornecer uniforme ou refeições, eles também devem ser incluídos como “mesadas” ou “créditos”.
Aqui estão outros itens comuns que você pode esperar ver em um canhoto de pagamento:
- Detalhes do funcionário
- Datas abrangidas
- Salário bruto
- Salário líquido
- Horas trabalhadas
- Taxas pagas
- Deduções
Salários brutos
Salários brutos são o valor total que um empregador paga antes das deduções. Esse pagamento geralmente inclui mais do que o salário normal do funcionário. Pagamento de horas extras e renda adicional, como folga paga, bônus e adiantamentos de folha de pagamento, também estão incluídos nos salários brutos.
Os salários brutos são calculados de forma diferente para funcionários assalariados e horistas. Para calcular o salário bruto de um funcionário por hora para um período de pagamento, multiplique sua taxa de pagamento por hora pelo número de horas trabalhadas. Para calcular o salário bruto de um funcionário assalariado para um único período de pagamento, divida seu salário anual pelo número de períodos de pagamento no ano.
Normalmente, os recibos de pagamento para trabalhadores horistas mostram o número de horas que o funcionário trabalhou. Os recibos de pagamento de funcionários assalariados também podem mostrar o número de horas que eles registraram de trabalho se controlarem seu tempo. Se o funcionário trabalhar mais de 40 horas por semana e for elegível para o pagamento de horas extras, essas horas devem constar do holerite.
Deduções
As deduções são valores em dinheiro retirados do salários brutos. Eles incluem impostos, contribuições e até subsídios como refeições.
Normalmente, nos recibos de pagamento, as deduções são mostradas em dois lugares: deduções atuais e deduções acumuladas no ano. As deduções atuais são deduções retiradas do período de pagamento atual. As deduções acumuladas no ano são totais para cada tipo de dedução. Por exemplo, os impostos FICA são retirados para cada período de pagamento. Portanto, o holerite mostraria um valor sendo deduzido para aquele período de pagamento e o valor total deduzido para o ano até agora.
Impostos
Os impostos são frequentemente listados como deduções nos holerites de funcionários . Mais comumente, eles incluem impostos FICA que vão para o Medicare e a Previdência Social e retenções de imposto de renda federal e estadual. Os valores de impostos vinculados ao Formulário W-4 do funcionário podem ser alterados a pedido do funcionário, especialmente se eles indicaram retenções adicionais. O IRS define a taxa de imposto FICA.
Contribuições
As contribuições são outro tipo de dedução. Mas se a contribuição vier do empregador, pode ser incluída no salário bruto do funcionário.Por exemplo, digamos que um funcionário contribua com 3% de cada contracheque para um 401 (k) e seu empregador iguale essa contribuição. A contribuição do funcionário seria uma dedução de seu contracheque, enquanto a contribuição do empregador seria listada como parte do salário bruto do funcionário.
As contribuições irão variar dependendo das oportunidades de benefícios oferecidas pelo empregador. Por exemplo, um funcionário pode solicitar que uma pequena porcentagem de seu salário seja destinada a um plano de compra de ações do funcionário (ESPP). Eles podem fazer contribuições para uma pensão ou ter uma pequena quantia retirada de cada contracheque como uma doação sem fins lucrativos.
Remuneração líquida
A remuneração líquida é o valor que sobra após as deduções serem feitas do salário bruto do funcionário. O pagamento líquido é freqüentemente chamado de pagamento líquido. É o valor que o funcionário recebe quando é pago, seja por depósito direto ou cheque em papel.
Dependendo do tamanho das deduções, o salário líquido de um funcionário pode ser significativamente inferior ao seu salário bruto. No holerite do funcionário, o pagamento líquido é registrado tanto para o período de pagamento quanto cumulativamente para o ano.
Exemplos de esboço de pagamento
Se sua empresa é pequena e não oferece muitos benefícios , os recibos de pagamento dos seus funcionários parecerão muito simples. Esta é a aparência de um esboço de pagamento simples: