Os formulários para novos funcionários são um elemento básico do processo de integração. Antes que um funcionário possa começar a trabalhar legalmente para sua empresa, ele precisa preencher os formulários obrigatórios. Quais formulários os novos funcionários precisam preencher?
Quais formulários os novos funcionários precisam preencher? Visão geral
O governo exige alguns novos formulários de contratação. Outros são documentos necessários para o seu negócio.
Dê uma olhada no formulário federal de elegibilidade de emprego que os funcionários devem preencher:
- Formulário I-9
Os funcionários também precisam preencha formulários de imposto de renda para que você possa executar com precisão a folha de pagamento:
- Formulário W-4
- Formulário W-4 do estado
E , aqui está uma lista de formulários de negócios em potencial que você pode exigir que novos contratados preencham:
- Formulário de contato de emergência
- Formulário de reconhecimento do manual do funcionário
- Banco formulário de informações da conta
- Formulários de benefícios
Use o gráfico a seguir para uma breve visão geral dos formulários que todos os funcionários precisam preencher, os formulários que seus funcionários podem precisar preencher , e seus objetivos:
Novos formulários de funcionários por categoria
Mais uma vez, podemos separar novos papelada do funcionário nas seguintes categorias:
- Formulário de elegibilidade de emprego
- Novos formulários de imposto de contratação
- Formulários específicos da empresa
Para saber mais sobre os documentos que você pode precisar enviar Cinco funcionários como parte de seu novo pacote de contratação, continue a ler.
Elegibilidade de emprego
Antes de adicionar um funcionário à sua equipe, você é legalmente responsável por confirmar que o funcionário está qualificado para trabalhar nos Estados Unidos.
Formulário I-9
Entre os formulários para novos funcionários preencherem está o Formulário I-9. O Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade de Emprego, é usado para verificar se seus funcionários têm permissão legal para trabalhar nos Estados Unidos. Use a edição de outubro de 2019 do Formulário I-9 para manter a conformidade.
O Formulário I-9 é dividido em três seções. O funcionário preenche a primeira seção e você preenche a segunda seção. A terceira seção é apenas para reverificação de elegibilidade de emprego ou recontratações.
O formulário faz perguntas como o nome do funcionário, endereço, número do seguro social e status de cidadania. Há também uma seção caso o funcionário use um preparador ou tradutor para ajudá-lo a preencher o formulário.
Lembre-se de que, se o novo funcionário não tiver número do Seguro Social, deverá preencher o Formulário SS-5, Pedido de Cartão do Seguro Social. Você deve ter um número de Seguro Social para cada funcionário registrado para que possa colocá-lo no Formulário W-2.
O funcionário deve trazer os documentos originais para provar sua identidade e elegibilidade para o emprego. Você precisa desses documentos para preencher a seção de empregador do Formulário I-9. Existem três listas de documentos aceitáveis no Formulário I-9: Listas A, B e C.
Os funcionários trazem um documento da Lista A que confirma sua identidade e autorização de trabalho (por exemplo, passaporte dos EUA). Ou, eles podem fornecer um documento da Lista B que confirma sua identidade (por exemplo, carteira de motorista) e um documento da Lista C que verifica sua autorização de trabalho (por exemplo, carteira de identidade de cidadão dos EUA).
No empregador seção, forneça informações sobre o (s) documento (s) que o funcionário apresenta. Em seguida, certifique-se de que os documentos são autênticos, de acordo com o seu conhecimento. Inclua informações como seu nome, nome comercial e endereço da empresa e assine o Formulário I-9.
Novos formulários de imposto de locação
Antes de adicionar uma nova contratação à sua folha de pagamento, você precisam saber quanto dinheiro reter de seus salários para impostos de renda federais e, se aplicável, estaduais.
Para descobrir, você precisa coletar dois novos formulários de imposto de renda: formulários W-4 federais e estaduais.
Formulário W-4
O formulário W-4, Certificado de retenção do funcionário, é exigido pelo IRS. Os empregadores usam o Formulário W-4 para determinar o valor do imposto de renda federal a reter dos salários de um funcionário.
Os funcionários podem adicionar informações ao Formulário W-4 para aumentar ou diminuir sua retenção de imposto de renda federal.
O formulário 2020 W-4 pede as informações do funcionário (por exemplo, nome, número do seguro social, endereço, estado civil) e ajustes de retenção de imposto. Os funcionários podem alterar suas informações no Formulário W-4 a qualquer momento durante o ano.
Em casos raros, você pode até ter um funcionário que reivindica a isenção do imposto de renda federal. Se um funcionário reivindicar isenção, não retenha o imposto de renda federal de seus salários.
Depois de receber o Formulário W-4, use as tabelas de impostos na Publicação 15 do IRS para determinar o valor dos impostos a serem retidos.
Estado W-4
Quais formulários os funcionários precisam preencher além dos formulários obrigatórios W-4 e I-9? Se houver imposto de renda estadual no estado em que sua empresa está localizada, colete formulários de retenção de imposto estadual dos funcionários.
Nem todos os estados têm imposto de renda estadual.Alasca, Flórida, Nevada, New Hampshire, Dakota do Sul, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming não têm imposto de renda estadual. A menos que sua empresa esteja em um desses estados, seu funcionário deve preencher um formulário de retenção de imposto estadual.
Como o formulário W-4 federal, os formulários de retenção de imposto estadual solicitam aos funcionários suas informações pessoais. Muitos estados usam deduções retidas na fonte para determinar a retenção de imposto de renda estadual.
Por exemplo, se sua empresa está na Califórnia, seu funcionário deve preencher um certificado de retenção DE-4.
Lembre-se de que você também pode precisar reter o imposto de renda local dos salários dos funcionários. Normalmente, os impostos de renda locais são uma porcentagem dos salários dos funcionários e não são determinados por um formulário de retenção na fonte.
Formulários comerciais para novos funcionários preencherem
Além da elegibilidade de emprego e formulários fiscais , você pode exigir que os novos contratados enviem formulários adicionais para o seu negócio.
Formulário de contato de emergência
Solicitar aos funcionários que forneçam informações de contato de emergência é muito importante. Em caso de emergência, você precisa saber quem contatar em nome do funcionário.
Um formulário de contato de emergência pode ser tão simples quanto o funcionário fornecer suas informações e as informações de dois ou três contatos. Pergunte aos funcionários o nome de cada contato, relação com o funcionário, endereço e números de telefone residencial e comercial.
É uma boa ideia que os funcionários escolham contatos de emergência que estejam próximos de seu local de trabalho. Os funcionários devem atualizar as informações em seus formulários quando necessário.
Formulário de reconhecimento do manual do funcionário
Se você ainda não pensou em ter um manual do funcionário em sua empresa, agora é a hora de criar um.
Ter um manual do funcionário detalha informações como leis trabalhistas, conduta do funcionário, folha de pagamento e outras políticas comerciais importantes. Os trabalhadores podem consultar o manual do funcionário quando tiverem dúvidas.
Forneça um formulário de reconhecimento do manual do funcionário para o funcionário preencher, verificando se ele leu o manual e entendeu as políticas da sua empresa.
Formulário de informações da conta bancária
Colete as informações da conta bancária do funcionário se ele decidir receber seus salários por meio de depósito direto ou se você estiver em um estado que permite o depósito direto obrigatório.
O formulário de dados da conta bancária deve solicitar as seguintes informações:
- Nome do funcionário
- Tipo de conta (corrente ou poupança)
- Nome e número de identificação do banco
- Número da conta bancária do funcionário
O funcionário também deve assinar e verificar se deseja receber seus salários por depósito direto.
Depois que o depósito direto for configurado para sua empresa e você tiver as informações da conta bancária do funcionário, pode começar a executar a folha de pagamento.
Formulários de benefícios
Você pode optar por oferecer pequenos benefícios para funcionários de negócios. Se você fizer isso, colete formulários indicando seu envolvimento nos programas. Os funcionários precisam fornecer formulários, mesmo que não queiram participar do (s) programa (s) de benefícios.
Aqui estão alguns benefícios que você pode oferecer em sua pequena empresa:
- seguro saúde
- seguro de vida
- seguro de invalidez
- Planos de aposentadoria
Forneça informações sobre os benefícios que você oferece. No pacote de benefícios, seus funcionários devem aceitar ou negar a participação no (s) programa (s). Colete esses formulários dos funcionários antes de inscrevê-los.
Quando os novos funcionários devem preencher os formulários?
Os funcionários devem preencher os formulários dos novos funcionários antes de começarem a trabalhar na sua empresa. Você pode pedir ao funcionário:
- Preencha formulários em sua empresa no primeiro dia
- Preencha os formulários por conta própria antes do primeiro dia
Certifique-se de que o funcionário saiba com antecedência quais documentos ele precisa trazer para preencher o Formulário I-9.
Assim que o novo funcionário preencher os formulários, mantenha-os em seus registros. Seu funcionário pode começar a trabalhar na sua empresa.
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Este artigo foi atualizado a partir da data de publicação original de 12 de maio de 2017.
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