Caro estudante universitário,
Se seu professor lhe enviou um link para esta página, duas coisas provavelmente são verdadeiras. Primeiro, você provavelmente enviou um e-mail que não o representa de uma forma que você gostaria de ser representado. Em segundo lugar, embora outras pessoas possam ter repreendido, zombado de você ou se desesperado com o futuro do planeta por causa do seu e-mail, você o enviou para alguém que quer ajudá-lo a se representar melhor.
Em parte, porque apenas um clique ou deslize ou dois e-mails separados do Facebook, Twitter, Instagram e mensagens de texto , os limites entre os e-mails profissionais e os modos mais informais de redação ficaram confusos, e muitos alunos consideram as convenções dos e-mails profissionais obscuras. Acreditamos que podemos ajudar a resolver as coisas.
Na era das mídias sociais, muitos alunos abordam o e-mail de forma semelhante a mensagens de texto e outras formas de comunicação digital, onde as convenções cruciais são re brevidade e informalidade. Mas a maioria dos professores universitários considera os e-mails mais parecidos com cartas do que com mensagens de texto. Este estilo de escrita exige mais formalidade, mais rigor e adesão mais fiel (às vezes beirando a adesão religiosa) às convenções do Inglês Escrito Padrão Editado – isto é, ortografia, pontuação, letras maiúsculas e sintaxe.
Essas diferentes formas de escrever são apenas isso – diferentes formas de escrever. A abordagem de cartas para e-mails nem sempre e para sempre é melhor (ou pior) do que a abordagem de mensagens de texto. Saber como e quando usar um ou outro – com base no motivo pelo qual você está escrevendo e para quem está escrevendo – faz toda a diferença. Portanto, se você usa emojis, siglas, abreviações, etc., ao enviar mensagens de texto para seus amigos, está na verdade demonstrando habilidades de escrita úteis e legítimas. Mas você não o fará se fizer a mesma coisa ao enviar e-mails a professores que veem os e-mails como cartas.
Uma redação eficaz requer moldar suas palavras de acordo com seu público, objetivo e gênero (ou tipo de redação, por exemplo, um e-mail acadêmico). Juntos, esses às vezes são chamados de situação retórica. Algumas das convenções-chave para a situação retórica de enviar e-mail a um professor são as seguintes:
1. Use uma linha de assunto clara. O assunto “Ensaio de análise retórica” funcionaria um pouco melhor do que “heeeeelp!” (e muito melhor do que o imperdoável assunto em branco).
2. Use uma saudação e assinatura. Em vez de ir direto para a sua mensagem ou dizer “oi”, comece com uma saudação como “Olá” ou “Boa tarde” e, em seguida, dirija-se ao seu professor pelo título e sobrenome adequados, como “Prof. Xavier ”ou“ Dr. Octavius ”. (Embora isso possa ser complicado, dependendo do sexo, classificação e nível de educação do seu professor, “Professor” é geralmente uma aposta segura para se dirigir a um professor universitário.) Da mesma forma, em vez de concluir com “Enviado do meu iPhone” ou nada , inclua uma assinatura, como “Atenciosamente” ou “Atenciosamente”, seguida do seu nome.
3. Use pontuação, letras maiúsculas, ortografia e gramática padrão. Em vez de escrever “idk what 2 rite about in my papel você pode ajudar ?? ” tente algo mais como, “Estou escrevendo para perguntar sobre os tópicos que você sugeriu na aula ontem”.
4. Faça sua parte para resolver o que você precisa resolver. Se você enviar um e-mail para perguntar algo, você pode procurar você mesmo corre o risco de se apresentar como menos engenhoso do que deveria, mas se você mencionar que já checou o programa, perguntou aos colegas e olhou e-mails antigos do professor, então você se apresenta como responsável e tem iniciativa. Então, em vez de perguntar: “Qual é o nosso dever de casa para esta noite?” você pode escrever: “Procurei no programa e no site do curso os deveres de casa atribuídos para este fim de semana, mas infelizmente não consigo localizá-los.”
5. Esteja ciente das preocupações sobre os direitos. Certo ou errado, muitos os professores acham que os alunos “hoje em dia” têm um senso de direitos muito forte. Se você parece exigir ajuda, ignorar ausências ou presumir que o trabalho atrasado será aceito sem penalidade porque você tem um bom motivo, seus professores podem vê-lo como irresponsável ou presunçoso. Mesmo que seja verdade que “a impressora não estava imprimindo” e você “realmente precisa de um A nesta aula”, seu e-mail será mais eficaz se você assumir a responsabilidade: “Não planejei bem o suficiente, e eu aceite quaisquer políticas que você tenha para o trabalho tardio. ”
6. Dê um toque de humanidade. Alguns dos e-mails mais eficazes não são estritamente profissionais – não estritamente sobre o plano de estudos, a nota, a ausência ou o tarefa. Enquanto evita elogios óbvios, você pode comentar sobre algo dito em sala de aula, compartilhar informações sobre um evento que o professor possa querer saber ou passar adiante um artigo do seu feed de notícias que seja relevante para o curso. Esses tipos de floreios, tecidos de maneira elegante, coloque um toque relacional no e-mail, reconhecendo que os professores não são apenas apontadores, mas pessoas.
Esperamos que essas regras (ou essas e essas) ajudem você a entender o que a maioria dos professores deseja ou espera dos emails acadêmicos. O que nos traz de volta ao ponto principal: escrever de forma eficaz não significa simplesmente seguir todas as regras. Escrever de forma eficaz significa escrever como um ato de comunicação humana – moldar suas palavras de acordo com para quem você está escrevendo e por quê.
Claro, você não vai realmente garantir o futuro do planeta escrevendo e-mails com uma linha de assunto e alguma pontuação. Mas você ajudará seus professores a se preocupar um pouco menos com isso.
Com votos de todos os melhores e-mails no futuro,
PTC e CHM