Le formulaire IRS W-3 est un formulaire d’impôt de transmission récapitulatif qui doit être déposé auprès des agences fédérales, avec les formulaires annuels de salaire et d’impôt pour les employés. Un formulaire distinct est utilisé pour les entrepreneurs indépendants et les autres non-employés.
Les formulaires W-3 rassemblent en un seul document toutes les informations des formulaires W-2 que vous donnez à vos employés . Vous utiliseriez le formulaire 1096 pour résumer les informations sur les formulaires 1099-MISC que vous donnez aux non-employés.
Qu’est-ce que le formulaire W-3?
Le formulaire W-3 totalise les données de tous les formulaires W-2 fournis pour tous vos employés. L’IRS et la Social Security Administration utilisent ces informations pour suivre le salaire des employés, y compris les salaires, traitements, commissions et pourboires, ainsi que les retenues fédérales sur leur salaire.
Qui utilise le formulaire W -3?
Toutes les entreprises qui paient des employés doivent remplir le formulaire W-3, et celles qui paient les entrepreneurs indépendants doivent remplir le formulaire 1096.
Où trouver Formulaire W-3
Bien que l’IRS propose de nombreux formulaires interactifs sur son site Web, le formulaire W-3 n’en fait pas partie. Vous pouvez toutefois le télécharger sur IRS.gov ou demander à l’IRS de vous envoyer les formulaires.
Vous pouvez également créer et remplir les formulaires W-3 sur le site Web de la SSA.
Comment remplir le formulaire W-3
Le formulaire W-3 reflète les informations sur le formulaire W-2 pour les cases 1 à 19. Additionnez les informations de tous les formulaires W-2 et entrez-les dans les cases appropriées et correspondantes. Par exemple, totalisez les informations de la case 1 pour les salaires, les pourboires, les autres rémunérations de tous les formulaires W-2 de vos employés, puis transférez le numéro dans la case 1 du formulaire W-3.
Vous devez également inclure des informations sur le type de payeur et le type d’employeur.
Formulaire 1096 pour les non-employés
Ce formulaire est ce que l’IRS appelle un «rapport de compilation» car il totalise toutes les informations de tous les formulaires 1099-MISC que vous avez distribués aux non-employés. Le formulaire 1096 est un peu plus compliqué que le W-3. Chaque type de formulaire 1099 doit avoir son propre formulaire 1096.
Additionnez toutes les informations dans les cases 1 à 5 sur le 1099-MISC pour tous les non-employés. Vous devez également cocher la case correspondant au type de formulaire approprié, tel que le formulaire 1099-MISC.
Le formulaire W-3 peut-il être déposé par voie électronique?
La législation fiscale exige que les employeurs qui possèdent au moins 250 exemplaires du même rapport, comme les formulaires W-2 ou 1099-MISC, doivent produire leurs déclarations de renseignements en ligne. o par le biais des services commerciaux en ligne de la SSA. Vous devez d’abord vous inscrire sur le site.
Vous devez déposer en ligne si vous avez au moins 100 rapports de chaque type à partir de 2021, et vous devez déposer en ligne si vous avez 10 ou plus de n’importe quel type de rapport à partir de 2022.
Le nombre de formulaires nécessaires pour exiger des entreprises à déposer en ligne diminue.
Où envoyer le formulaire W-3
Soumettez les formulaires papier W-2 et W-3 à l’administration de la sécurité sociale (SSA) à la Social Security Administration, Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Soumettez le formulaire 1096 et les formulaires 1099-MISC à l’IRS. L’adresse postale correcte pour transmettre ce formulaire à l’IRS dépend de votre état. L’IRS fournit une ventilation des adresses par état sur son site Web.
Faites une copie du formulaire W-3 et conservez-le avec la copie D de tous les formulaires W-2 que vous envoyez à la Social Security Administration.
Comment déposer le formulaire W-3
La SSA permet à la fois le dépôt sur papier et le dépôt électronique, mais vous ne devez remplir un formulaire de transmission W-3 que si vous «déposez à nouveau une copie papier des formulaires. Incluez la copie A du W-3 avec tous les formulaires W-2 lorsque vous remplissez le formulaire.
Le SSA a des exigences spécifiques pour ces deux options en fonction du nombre de W-2 fournis par votre entreprise.
| Dates d’échéance pour les formulaires W-2, W-3, 1099-MISC et 1906 | ||
|---|---|---|
| Formulaire | À | Date d’échéance |
| W-2 | Employés | 31 janvier de l’année suivante année d’imposition |
| W-3 | Administrateur de la sécurité sociale. | 31 janvier de l’année après l’année d’imposition |
| 1099-MISC | Non-employés | 31 janvier de l’année après année d’imposition |
| 1096 | IRS | 28 février de l’année après l’année d’imposition |
Ces rapports sont dus l’année suivant l’année d’imposition. Par exemple, les W-3 et W-2 sont dus le 31 janvier 2020, si vous déclarez la paie des employés pour 2019.Vous pouvez demander une prolongation de 30 jours si vous avez besoin de plus de temps.
Vérifiez à nouveau la date sur le formulaire que vous utilisez. Il doit s’agir de la date de l’année d’imposition pour laquelle vous déclarez, et non la date de l’année à laquelle vous remplissez le formulaire.
Les dates d’échéance peuvent changer d’année en année si la date d’échéance tombe un week-end ou un jour férié, mais seulement d’un jour ou deux.
Erreurs sur les formulaires W-3 et 1096
Vous devez remplir le formulaire W-2c si vous faites une erreur sur le formulaire W-2 d’un employé. Vous devez également déposer un formulaire W-3c corrigeant les totaux si l’erreur affecte le résumé W-3.
Vous pouvez corriger l’erreur en déposant un formulaire corrigé désigné par un X dans la case appropriée si vous faites une erreur sur le formulaire 1099 qui affecte le formulaire 1096.
Points à retenir
- Le formulaire IRS W-3 résume et totalise toutes les informations que vous avez déclarées sur les formulaires W-2 de vos employés. Il s’agit d’un formulaire de « transmission récapitulative ».
- B Les entreprises qui paient des entrepreneurs indépendants devraient plutôt compiler et déclarer les paiements sur le formulaire 1099-MISC sur le formulaire 1096.
- Les formulaires W-2 et W-3 sont soumis à la Social Security Administration, et non à l’IRS.
- Le dépôt électronique de ces formulaires est requis si vous disposez de 100 formulaires W-2 ou plus à compter de 2021, et ce nombre passera à 10 en 2022.
REMARQUE: les lois fiscales changent périodiquement. Consultez un fiscaliste pour obtenir les conseils les plus récents. Les informations contenues dans cet article ne se veulent pas des conseils fiscaux et ne se substituent pas aux conseils fiscaux.