O Formulário W-3 do IRS é um formulário de transmissão de resumo que deve ser preenchido junto às agências federais, junto com o salário anual e os formulários de impostos dos funcionários. Um formulário separado é usado para contratados independentes e outros não funcionários.
Os formulários W-3 compilam em um único documento todas as informações nos formulários W-2 que você fornece aos seus funcionários . Você usaria o formulário 1096 para resumir as informações em quaisquer formulários 1099-MISC que fornecer a não funcionários.
O que é o formulário W-3?
O formulário W-3 totaliza os dados de todos os formulários W-2 fornecidos para todos os seus funcionários. O IRS e a Administração da Previdência Social usam essas informações para rastrear o pagamento dos funcionários, incluindo salários, vencimentos, comissões e gorjetas, bem como retenção federal de seus salários.
Quem usa o formulário W -3?
Todas as empresas que pagam funcionários devem preencher o Formulário W-3, e aqueles que pagam contratados independentes devem preencher o Formulário 1096.
Onde obter Formulário W-3
Embora o IRS ofereça muitos formulários interativos em seu site, o Formulário W-3 não é um deles. Você pode baixá-lo em IRS.gov, no entanto, ou solicitar que o IRS envie os formulários para você.
Você também pode criar e preencha os Formulários W-3 no site do SSA.
Como preencher o Formulário W-3
Os espelhos do formulário W-3 as informações no formulário W-2 para as caixas de 1 a 19. Some as informações de todos os formulários W-2 e insira-as nas caixas correspondentes corretas. Por exemplo, informações totais da caixa 1 para salários, gorjetas, outras remunerações de todos os formulários W-2 de seu funcionário e, em seguida, transfira o número para a caixa 1 do formulário W-3.
Você também deve incluir informações sobre o tipo de pagador e o tipo de empregador.
Formulário 1096 para não funcionários
Este formulário é o que o IRS chama de “relatório de compilação” porque totaliza todas as informações de todos os formulários 1099-MISC que você “distribuiu para não funcionários. O formulário 1096 é um pouco mais complicado do que o W-3. Cada tipo de formulário 1099 deve ter seu próprio formulário 1096.
Totalize todas as informações nas caixas 1 a 5 no 1099-MISC para todos os não funcionários. Você também deve marcar a caixa para o tipo correto de formulário, como Formulário 1099-MISC.
O formulário W-3 pode ser arquivado por e-mail?
A legislação tributária exige que os empregadores que tenham 250 ou mais do mesmo relatório, como os formulários W-2 ou 1099-MISC, devem registrar suas informações on-line. Você pode d o assim por meio do Business Services Online da SSA. Você deve primeiro se registrar no site.
Você deve registrar online se tiver 100 ou mais de cada tipo de relatório começando em 2021, e você deve registrar online se tiver 10 ou mais de qualquer tipo de relatório começando em 2022.
O número de formulários necessários para exigir que as empresas para registrar online está diminuindo.
Para onde enviar o formulário W-3
Envie os formulários W-2 e W-3 em papel para a Administração do Seguro Social (SSA) em Social Security Administration, Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Envie os formulários 1096 e 1099-MISC para o IRS. O endereço de correspondência correto para transmitir este formulário ao IRS depende do seu estado. O IRS fornece uma divisão dos endereços por estado em seu site.
Faça uma cópia do Formulário W-3 e guarde-o com a Cópia D de todos os formulários W-2 que você enviar para a Administração da Segurança Social.
Como apresentar o formulário W-3
O SSA permite o arquivamento em papel e eletrônico, mas você só precisa preencher um formulário de transmissão W-3 se preencher novamente uma cópia em papel dos formulários. Inclua a Cópia A do W-3 com todos os formulários W-2 quando você preenche o formulário.
O SSA tem requisitos específicos para essas duas opções com base no número de W-2s que sua empresa está fornecendo.
| Datas de vencimento para formulários W-2, W-3, 1099-MISC e 1906 | ||
|---|---|---|
| Formulário | até | Data de vencimento |
| W-2 | Funcionários | 31 de janeiro do ano seguinte ano fiscal |
| W-3 | Administrador da segurança social | 31 de janeiro do ano após o ano fiscal |
| 1099-MISC | Não funcionários | 31 de janeiro do ano após o ano fiscal |
| 1096 | IRS | 28 de fevereiro do ano após o ano fiscal |
Esses relatórios vencem no ano seguinte ao ano fiscal. Por exemplo, os W-3 e W-2s vencem em 31 de janeiro de 2020, se você estiver relatando o pagamento do funcionário para 2019.Você pode solicitar uma extensão de 30 dias se precisar de mais tempo.
Verifique novamente a data no formulário que você está usando. Deve ser a data do ano fiscal sobre o qual você está relatando, não a data do ano em que você preenche o formulário.
As datas de vencimento podem mudar ano a ano se a data de vencimento cair em um fim de semana ou feriado, mas apenas por um ou dois dias.
Erros nos formulários W-3 e 1096
Você deve preencher o formulário W-2c se cometer um erro no formulário W-2 de um funcionário. Você também deve preencher um formulário W-3c corrigindo os totais se o erro afetar o resumo W-3.
Você pode corrigir o erro preenchendo um formulário corrigido designado com um X na caixa apropriada se você cometer um erro no Formulário 1099 que afete o Formulário 1096.
Principais vantagens
- Formulário W-3 do IRS resume e totaliza todas as informações que você relatou nos Formulários W-2 de seus funcionários. É um formulário de “transmissão resumida”.
- B utilidades que pagam contratados independentes devem compilar e relatar os pagamentos no Formulário 1099-MISC no Formulário 1096.
- Os formulários W-2 e W-3 são enviados à Administração da Previdência Social, não ao IRS.
- O preenchimento eletrônico desses formulários é necessário se você tiver 100 ou mais formulários W-2 começando em 2021, e esse número cairá para 10 em 2022.
NOTA: As leis fiscais mudam periodicamente. Consulte um profissional da área tributária para obter os conselhos mais atualizados. As informações contidas neste artigo não se destinam a aconselhamento fiscal e não substituem o aconselhamento fiscal.